Sonderhonorare in der Immobilienverwaltung: Was Verwalter rechtlich beachten müssen

Was sind Sonderhonorare?

Sonderhonorare sind zusätzliche Vergütungen für Tätigkeiten, die über die Standardleistungen hinausgehen. Während die Grundvergütung die laufende Verwaltung abdeckt, stellen Sonderhonorare eine Art „Regiekosten“ dar.

Typische Fälle:

• Organisation von größeren Bau- und Sanierungsmaßnahmen
• Abwicklung von Versicherungsschäden
• Vorbereitung und Begleitung gerichtlicher Verfahren

Rechtliche Grundlagen

Die Rechtsprechung ist eindeutig: Sonderhonorare sind nur zulässig, wenn sie klar vertraglich vereinbart sind. Pauschale Klauseln, die dem Verwalter weitreichende Sonderhonorare zugestehen, sind unwirksam. Zulässig ist eine differenzierte Regelung, die genau festlegt, welche Tätigkeiten separat abgerechnet werden können.

Zudem gilt: Jeder Aufwand muss dokumentiert und für Eigentümer nachvollziehbar belegt werden.

Verwaltervertrag als Basis

Ein rechtssicherer Verwaltervertrag sollte eindeutig definieren:

• welche Leistungen in der Grundvergütung enthalten sind,
• welche Tätigkeiten gesondert berechnet werden dürfen,
• und nach welchem Maßstab (z. B. Pauschale oder Stundensatz) die Vergütung erfolgt.

So lassen sich spätere Diskussionen vermeiden.

Kommunikation mit Eigentümern

Oft ist nicht die Rechtslage das Problem, sondern die Wahrnehmung. Eigentümer reagieren sensibel auf zusätzliche Kosten. Verwalter sollten deshalb:

• Sonderhonorare frühzeitig erläutern,
• den Verwaltungsbeirat einbinden,
• und typische Missverständnisse in Versammlungen auflösen.

Praxisbeispiele

Fehlende Transparenz: Ein Verwalter berechnet pauschal 2.000 Euro für eine Sanierung. Da dies nicht im Vertrag geregelt war, musste er die Forderung zurücknehmen.

Klare Regelung: Ein anderer Verwalter hatte im Vertrag ein Stundenhonorar für Sanierungen vereinbart. Der dokumentierte Aufwand wurde ohne Streit akzeptiert.

Fazit

Sonderhonorare sind ein legitimes Instrument, um Verwalter für Mehraufwand zu entlohnen. Entscheidend ist jedoch, dass sie vertraglich geregelt, transparent kommuniziert und dokumentiert werden.

Die Erfahrung zeigt: Neben klaren Verträgen ist auch die passende Absicherung entscheidend. Wir beraten Sie gerne zu Versicherungslösungen, die Verwalter im Alltag unterstützen und Haftungsrisiken minimieren.