Validato, Anbieter für Background-Checks und Human Risk Management, warnt Unternehmen in Deutschland vor pauschalen “Vollchecks”. Diese kombinieren unabhängig von der Position sämtliche verfügbaren Prüfmodule und widersprechen damit dem Verhältnismässigkeitsgrundsatz im deutschen Beschäftigtendatenschutz.
Die rechtliche Grundlage
§ 26 BDSG verlangt: Jede Prüfmassnahme muss geeignet, erforderlich und angemessen sein, nicht nur technisch möglich.
Die Validato-Plattform bietet mehr als 18 einzeln wählbare Module, darunter:
- Identitätsverifizierung
- Strafregisterauszüge
- Ausbildungs- und Beschäftigungsnachweise
- Prüfung finanzieller Integrität
- Abgleich mit Sanktions- und PEP-Listen
In der Praxis nutzen deutsche Unternehmen davon meist nur vier bis fünf Module je Position. Eine Kassiererin unterliegt anderen Prüfkriterien als eine Softwareentwicklerin ohne Zugriff auf Finanzmittel.
Modulauswahl muss aus der Stelle folgen
Die Regel ist einfach: Die Module müssen sich aus der Stellenbeschreibung ableiten lassen, nicht umgekehrt.
Wer Zugriff auf Finanzmittel hat, für den ist eine Prüfung der finanziellen Integrität vertretbar. Wer keinen solchen Zugriff hat, für den lässt sich dieselbe Prüfung kaum begründen.
Validato empfiehlt, diese Zuordnung zu dokumentieren. So können Unternehmen im Streitfall, etwa vor einem Arbeitsgericht, die Erforderlichkeit jeder Prüfung nachweisen.
“Nicht jede Information, die technisch verfügbar ist, darf auch erhoben werden. Verhältnismässigkeit heisst: pro Position genau die Module wählen, die das konkrete Risiko dieser Rolle tatsächlich adressieren, nicht mehr und nicht weniger”.
— Reto Marti, Managing Partner, Validato
Fehler sind oft keine Täuschung
15 bis 20 Prozent der Auffälligkeiten bei Prüfungen gehen laut Validato auf Missverständnisse oder fehlerhafte Behördendaten zurück, nicht auf vorsätzliche Täuschung. Ein Grund mehr, Betroffenen vor einer Ablehnung die Möglichkeit zur Stellungnahme zu geben.
Empfehlung für regulierte Branchen
Für Unternehmen in Finanzdienstleistungen, Energieversorgung oder IT-Dienstleistung empfiehlt Validato, die Modulauswahl einmal je Positionsart zu definieren und zu dokumentieren, statt bei jedem Screening pauschal alle Module anzufordern.
Das Pay-as-you-go-Modell von Validato ermöglicht es Unternehmen, ausschliesslich die Module zu wählen, die eine Position tatsächlich benötigt, ohne Abonnement. Kandidatendaten werden gemäss den Vorgaben der Kunden dauerhaft gelöscht, spätestens jedoch nach 120 Tagen, was den Anforderungen an die Datenminimierung in Deutschland entspricht.
Validato ist ein führender Anbieter für zuverlässige Background Checks und Human Risk Management in Deutschland. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Bewerberinnen sowie bestehende Mitarbeitende strukturiert und effizient auf Integrität, Interessenskonflikte und potenzielle Risiken zu prüfen – datenschutzkonform, modular und skalierbar.
Validato ist speziell auf die Anforderungen in Deutschland ausgerichtet, verzichtet auf Set-up-Gebühren, Jahresgebühren oder Mindestanzahl an Screenings und lässt sich flexibel in bestehende HR- oder Recruiting-Prozesse integrieren.
Mehr unter: www.validato.com
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