Mit der Zeiterfassung Arbeitsprozesse automatisieren

Der Getränkefachgroßhandel Grünewald stellt die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter auf völlig neue Beine. Wurden die Zeiten bisher manuell erfasst und als Grundlage für die Lohnabrechnung genutzt, so war es erklärtes Ziel von Geschäftsführer Hermann Grünewald, diesen händischen Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren.

So fiel 2016 die Entscheidung, zur Unterstützung und Automatisierung der Lohnbuchhaltungsprozesse eine passende Lösung einzuführen. Diese sollte eine zuverlässige, weitgehend autonom arbeitende Schnittstelle zwischen der Zeiterfassung und der Lohnabrechnung von sage bilden.

Also wurden in den 2 Hallen jeweils ein Terminal angebracht, an dem sich die Mitarbeiter mittels eines Stempelchips an- bzw. abmelden können. In Zusammenarbeit mit Grünewald wurden dann je Mitarbeiter die vereinbarten Sollzeiten in dem Zeitmanagement hinterlegt.


Im ersten Schritt wurde dann von einem Mitarbeiter die Zeitkonten mit den erfassten Zeiten kontrolliert. Nach einiger Testzeit wurde dann entschieden, auch diesen Vorgang komplett zu automatisieren.

Im zweiten Schritt wurden im Zeitmanagement Workflows je Mitarbeiter eingerichtet, die die individuellen Regelungen berücksichtigen, sodass das System automatisch Soll- und Überstunden erkennt und auf verschiedene Zeitkonten packt. Diese Zeiten werden dann automatisiert an die Lohnabrechnung übertragen.

Zudem wurde eine Zeitübersicht erstellt, mit der man die Stunden übersichtlicht auswerten und Soll- und Ist-Zeiten vergleichen kann.

Nach einer erfolgreichen Testphase Ende 2016 erfolgte schließlich der Livestart am 01.01.2017.

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