Keynote-Speaker gesucht: Warum Unternehmen und Veranstalter heute ganz anders nach Experten suchen

Köln, September 2026. Ein Führungskräfte-Offsite wird geplant. Ein Kick-off für das kommende Jahr. Eine Kundenveranstaltung, ein Workshop, eine Tagung oder die Weihnachtsfeier. Thema, Termin und Zielgruppe stehen vielleicht schon fest – und irgendwann landet immer die gleiche Frage auf dem Tisch: Wer könnte dafür eigentlich der oder die Richtige sein?

Traditionell beginnt an diesem Punkt die Suche. Empfehlungen werden eingeholt, Google bemüht, LinkedIn durchsucht, zig Speaker-Websites durchforstet oder Agenturen kontaktiert. Die Herausforderung dabei: Wer als Veranstalter nicht bereits genau weiß, wen er sucht, muss sich zunächst einen Überblick über einen ausgesprochen unübersichtlichen Markt verschaffen. Und es kostet Zeit. Sehr viel Zeit. Und nicht zuletzt Nerven. Zig Anfragen müssen versandt werden. Auf Antworten muss gewartet werden. Und dann ist der mühsam recherchierte Keynote-Speaker doch nicht verfügbar, oder sein Honorar passt nicht zum Budget. 

SpeakerMatching.com verfolgt deshalb einen anderen Ansatz. Die 2025 gestartete Plattform dreht den klassischen Suchprozess um: Nicht Veranstalter suchen nach Speakern – sondern passende Speaker suchen nach den konkreten Anfragen der Veranstalter.

Unternehmen, Veranstalter, Agenturen und Organisationen beschreiben auf der Plattform, welches Format sie planen, worum es thematisch geht, welche Zielgruppe sie erreichen möchten und welche Art von Expertin oder Experte sie suchen. Das Gesuch kann auf Wunsch anonym veröffentlicht werden. Anschließend können sich passende und verfügbare Keynote-Speaker, Trainerinnen, Moderatoren, Workshop-Leiterinnen und weitere Experten mit einem individuellen Pitch und konkreten Honorarangaben darauf bewerben. Veranstalter erhalten schon in wenigen Stunden zahlreiche passende und vielfältige Bewerbungen. 

Für Veranstalter ist die Nutzung kostenfrei. Die spätere Auswahl, Abstimmung und Buchung erfolgt direkt zwischen beiden Seiten; eine Vermittlungsprovision fällt nicht an.

120 Gesuche zeigen: „Speaker“ ist längst nicht gleich Keynote

Interessant ist dabei vor allem, was seit dem Start der Plattform tatsächlich gesucht wird. SpeakerMatching.com hat inzwischen mehr als 120 reale Gesuche und über 1.100 dazu eingegangene Bewerbungen in ihrem Report "Speaker-Honorare in der Realität: Was unsere eigenen Daten zeigen" ausgewertet. Damit entsteht nach und nach ein Datensatz über einen Markt, dessen Mechanismen ansonsten häufig auf Erfahrungswerten, persönlichen Netzwerken, Branchenannahmen und auch sehr vielen Mythen beruhen. 

Dabei zeigt sich: Der klassische 60-Minuten-Keynote-Vortrag ist nur ein Teil des Bedarfs. Gesucht werden ebenso Trainerinnen und Trainer für Führungskräfteprogramme, Moderatoren für Veranstaltungen, Workshop-Leiterinnen, Panel-Expertinnen, Impulsgeber für interne Formate oder Spezialisten für sehr konkrete fachliche Fragestellungen. Auch die Veranstaltungen unterscheiden sich stark: vom kleinen Führungskräftetreffen über Weiterbildungsformate und Workshops bis hin zu Kongressen, Kundenveranstaltungen, großen Mitarbeiterevents oder Kick-offs. Der Markt ist damit deutlich vielfältiger, als der Begriff „Speaker-Markt“ vermuten lässt.

Das Sichtbarkeitsproblem der klassischen Speakersuche

Gleichzeitig wirft das Reverse-Matching-Modell eine grundsätzliche Frage auf: Wie werden Speaker bislang überhaupt gefunden?

Wer über Suchmaschinen, soziale Netzwerke oder einschlägige Rankings recherchiert, stößt zwangsläufig zuerst auf diejenigen, die besonders sichtbar sind. Gute Suchmaschinenoptimierung, eine hohe Social-Media-Präsenz, bekannte Namen oder eine starke Vermarktung erhöhen die Wahrscheinlichkeit, überhaupt in die engere Auswahl zu gelangen.

Doch Sichtbarkeit und Passung sind nicht automatisch dasselbe.

„Der Speaker-Markt hatte lange ein strukturelles Sichtbarkeitsproblem“, sagt Henriette Hochstein-Frädrich, Gründerin von SpeakerMatching.com und selbst seit vielen Jahren als Keynote-Speakerin tätig. „Veranstalter finden naturgemäß zuerst diejenigen, die besonders gut auffindbar sind. Das sind aber nicht zwingend diejenigen, die für einen konkreten Anlass, ein bestimmtes Unternehmen und eine bestimmte Zielgruppe immer am besten passen.“ Darüber schreibt Hochstein-Frädrich auch im Artikel: Wie der Speaker-Markt sich wandelt und warum Plattformlogik ein neues Mindset braucht.

Der entscheidende Perspektivwechsel lautet deshalb nicht mehr nur: Wer ist bekannt? Sondern: Wer kann genau diesen Bedarf besonders gut erfüllen?

Vom xten Speaker-Katalog zum konkreten Bedarf

Für Veranstalter verändert sich dadurch auch der Ausgangspunkt der Recherche. Statt zunächst hunderte Speakerprofile anzusehen und anschließend herauszufinden, wer verfügbar ist, welches Honorar verlangt wird und ob das Thema tatsächlich zum geplanten Format passt, steht beim Reverse Matching zuerst der konkrete Auftrag.

Ein Unternehmen kann beispielsweise formulieren:

Gesucht wird ein interaktiver Impuls für 150 Führungskräfte zum Umgang mit Veränderung. Oder eine Moderatorin für eine internationale Konferenz. Ein Trainer für ein mehrmonatiges Nachwuchsführungskräfteprogramm. Eine Expertin für Künstliche Intelligenz im Mittelstand. Oder ein Speaker, der eine Weihnachtsfeier nicht mit einem klassischen Fachvortrag, sondern mit einem außergewöhnlichen Impuls ergänzt.

Erst danach kommen diejenigen ins Spiel, die sich diesen Auftrag tatsächlich zutrauen, zum Termin verfügbar sind, in die Budgetrange passen und sich mit einem individuellen Vorschlag dafür bewerben möchten. Das sorgt auch auf Seiten der Speaker für einen anderen Wettbewerb: Nicht die schönste allgemeine Selbstdarstellung entscheidet, sondern die Antwort auf die Frage „Warum passe gerade ich zu diesem konkreten Auftrag?“

Transparenz beginnt beim Honorar

Ein weiterer Punkt, der im klassischen Speaker-Markt häufig erst spät im Prozess geklärt wird, ist das Budget. Auf SpeakerMatching.com können Veranstalter einen Budgetrahmen für ihr Gesuch angeben; Speaker wiederum bewerben sich mit einer konkreten Honorarvorstellung. Dadurch wird bereits früh sichtbar, ob die Vorstellungen beider Seiten grundsätzlich zusammenpassen – beide Seiten sparen sich damit gegenseitig viel unnötigen Abstimmungs- und Verhandlungsaufwand.

Gerade für Unternehmen, die nicht regelmäßig Speaker buchen, ist das relevant. Denn anders als bei vielen standardisierten Dienstleistungen sind Honorare im Speaker-Markt sehr unterschiedlich und von zahlreichen Faktoren abhängig – etwa Bekanntheit, Erfahrung, Thema, Format, Dauer, Zielgruppe oder Umfang der individuellen Vorbereitung. Mehr Transparenz an dieser Stelle kann deshalb nicht nur Zeit sparen, sondern auch unnötige Gespräche vermeiden.

Die Planungsphase für 2027 hat bereits begonnen

Aktuell gewinnt das Thema zusätzlich an Bedeutung. Nach der Sommerpause beginnt in vielen Unternehmen traditionell eine intensive Veranstaltungsphase. Während für das vierte Quartal noch Weihnachtsfeiern, Kundenevents, Führungskräftetreffen, Trainings und Workshops organisiert werden, laufen gleichzeitig bereits die Planungen für Kick-offs, Messen, Tagungen, Offsites und interne Veranstaltungen im Jahr 2027.

Genau in dieser Phase entsteht regelmäßig kurzfristig und gleichzeitig an vielen Stellen Bedarf nach externen Expertinnen und Experten. Für SpeakerMatching.com ist das ein interessanter Blick auf beide Seiten eines Marktes: Veranstalter suchen möglichst unkompliziert nach Auswahl und Passung. Speaker wiederum suchen konkrete Aufträge, bei denen ihr Thema und ihre Expertise tatsächlich gebraucht werden.

„Unser Ziel war von Anfang an nicht, einfach noch ein weiteres Speaker-Verzeichnis ins Internet zu stellen“, sagt Hochstein-Frädrich. „Profile gibt es mehr als genug. Uns hat die andere Frage interessiert: Was passiert, wenn nicht der Speaker mit seinem Angebot beginnt, sondern der Veranstalter mit seinem tatsächlichen Bedarf?“

Die ersten 120 Gesuche und mehr als 1.100 Bewerbungen liefern darauf zumindest eine deutliche Antwort: Es entsteht Auswahl – und ein sehr viel direkterer Blick darauf, was Unternehmen tatsächlich suchen.