Digitale Personalakte 2027: Weshalb Unternehmen jetzt gefordert sind

Warum wird die digitale Personalakte ab 2027 besonders wichtig?

Die rechtlichen Anforderungen an Arbeitgeber steigen kontinuierlich. Gleichzeitig erwarten Mitarbeitende digitale Prozesse, mobile Verfügbarkeit und schnelle Bearbeitungszeiten. Besonders relevant wird die Digitalisierung durch die Vorgaben der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) und die zunehmende elektronische Betriebsprüfung (euBP). Unternehmen müssen sicherstellen, dass relevante Entgeltunterlagen digital verfügbar, nachvollziehbar archiviert und bei Prüfungen elektronisch bereitgestellt werden können. Die Digitalisierung der Personalakte wird dadurch nicht nur zum Effizienzthema, sondern zu einem wesentlichen Bestandteil einer rechtskonformen HR-Organisation.

Digitale Personalakte: Mehr als ein digitales Archiv

Eine digitale Personalakte ersetzt die klassische Papierakte und bündelt sämtliche mitarbeiterbezogenen Dokumente an einem zentralen Ort.

Dazu gehören beispielsweise:

• Arbeitsverträge
• Vertragsänderungen
• Entgeltabrechnungen
• Arbeitszeitnachweise
• Krankmeldungen
• Sozialversicherungsnachweise
• Zeugnisse
• Weiterbildungsnachweise
• Dokumente zur betrieblichen Altersversorgung
• Bescheinigungen von Behörden und Sozialversicherungsträgern

Moderne Systeme ermöglichen dabei weit mehr als die reine Dokumentenablage. Sie automatisieren Prozesse, unterstützen digitale Signaturen, vereinfachen Betriebsprüfungen und schaffen eine durchgängige Verbindung zwischen HR, Payroll und Dokumentenmanagement.

Digitale Personalakte 2027: Welche Anforderungen gelten?

Die rechtlichen Anforderungen ergeben sich insbesondere aus:

• 28f Sozialgesetzbuch IV (SGB IV)
• 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV)
• den Vorgaben zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP)
• der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Arbeitgeber sind verpflichtet, sozialversicherungsrechtlich relevante Entgeltunterlagen vollständig, nachvollziehbar und prüfungssicher vorzuhalten.

Bereits seit 2022 müssen zahlreiche Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch geführt werden. Unternehmen konnten bislang unter bestimmten Voraussetzungen eine Befreiung beantragen.

Diese Übergangsregelung endet jedoch am 31. Dezember 2026.

Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung relevanter Entgeltunterlagen zum Regelfall. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Systeme, Prozesse und Archivierungskonzepte entsprechend anzupassen.

Welche Entgeltunterlagen sind betroffen?

Zu den relevanten Entgeltunterlagen gehören insbesondere Dokumente, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von Beschäftigungsverhältnissen erforderlich sind.

Dazu zählen unter anderem:

• Mitgliedsbescheinigungen von Krankenkassen
• Nachweise über Versicherungsfreiheit oder Versicherungspflicht
• Befreiungen von der Rentenversicherungspflicht
• Arbeitszeitnachweise
• Nachweise zu Minijobs
• Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudierenden
• Nachweise zu Mutterschutz und Elternzeit
• Entgeltabrechnungen
• Unterlagen über Zuschläge und Sonderzahlungen

Diese Dokumente müssen jederzeit vollständig und kurzfristig verfügbar sein – insbesondere im Rahmen von Prüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung.

Elektronische Betriebsprüfung (euBP): Warum digitale

Prozesse unverzichtbar werden

Die elektronische Betriebsprüfung verfolgt das Ziel, Prüfungsprozesse effizienter und digitaler zu gestalten.

Prüfungsrelevante Entgeltdaten und Nachweise werden zunehmend elektronisch bereitgestellt und verarbeitet. Unternehmen profitieren von schnelleren Prüfungen und geringeren Verwaltungsaufwänden.

Gleichzeitig steigen die Anforderungen an die Qualität und Verfügbarkeit der Daten.

Papierakten, dezentrale Dateiablagen oder manuelle Archivierungsprozesse erschweren die Zusammenarbeit mit Prüfern und erhöhen den Aufwand für HR- und Payroll-Abteilungen erheblich.

Eine digitale Personalakte schafft hier die notwendige Grundlage für strukturierte, transparente und prüfungssichere Prozesse.

Technische Anforderungen an eine digitale Personalakte

Eine digitale Personalakte muss deutlich mehr leisten als die Speicherung von Dokumenten in einem Dateisystem. Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Software auf folgende Kriterien achten.

Revisionssichere Archivierung

• Dokumente müssen vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar gespeichert werden.
• Änderungen und Zugriffe sollten jederzeit dokumentiert werden, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

Rollen- und Berechtigungskonzepte

Personalakten enthalten besonders schützenswerte Daten. Eine professionelle Lösung ermöglicht die differenzierte Vergabe von Zugriffsrechten und stellt sicher, dass Mitarbeitende ausschließlich auf die Informationen zugreifen können, die sie für ihre Aufgaben benötigen.

DSGVO-konforme Datensicherheit

Eine moderne digitale Personalakte sollte folgende Sicherheitsmechanismen unterstützen:

• verschlüsselte Datenspeicherung
• verschlüsselte Datenübertragung
• Protokollierung von Zugriffen
• Mehr-Faktor-Authentifizierung
• automatisierte Löschfristen
• Datenschutz- und Berechtigungskonzepte

Integration in HR- und Payroll-Systeme

Der größte Nutzen entsteht, wenn die Personalakte nahtlos mit anderen HR-Systemen verbunden ist. Automatisierte Datenflüsse reduzieren manuelle Tätigkeiten und minimieren Fehlerquellen.

Workflow-Automatisierung

Digitale Personalakten sollten Freigaben, Erinnerungen und Dokumentenprozesse automatisieren. Dadurch werden Routineaufgaben reduziert und Bearbeitungszeiten deutlich verkürzt.

Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit

Unternehmen sollten darauf achten, dass die Lösung zukünftige gesetzliche Anforderungen abbilden kann und flexibel mit dem Unternehmen wächst.

Digitale Signatur: Der nächste Schritt zur papierlosen HR-Abteilung

Die Digitalisierung endet nicht bei der elektronischen Archivierung. Auch Vertrags- und Freigabeprozesse werden zunehmend digital durchgeführt. Eine moderne digitale Personalakte sollte deshalb elektronische Signaturen unterstützen und nahtlos in bestehende Prozesse integrieren. Besonders relevant ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Sie erfüllt die Anforderungen der europäischen eIDAS-Verordnung und besitzt die höchste rechtliche Beweiskraft unter den elektronischen Signaturarten.

Unternehmen profitieren dadurch von:

• schnelleren Vertragsabschlüssen
• digitalem Onboarding
• papierlosen Freigabeprozessen
• reduzierten Archivierungskosten
• höherer Prozessgeschwindigkeit

Die Kombination aus digitaler Personalakte und digitaler Signatur schafft vollständig digitale HR-Prozesse ohne Medienbrüche.

Risiken bei fehlender Digitalisierung

Unternehmen, die ihre Personal- und Entgeltunterlagen weiterhin überwiegend papierbasiert verwalten, setzen sich zunehmenden Risiken aus.

Hierzu gehören:

• hoher Verwaltungsaufwand
• längere Such- und Bearbeitungszeiten
• erschwerte Betriebsprüfungen
• höhere Fehleranfälligkeit
• steigende Archivierungskosten
• Compliance-Risiken bei Datenschutz und Dokumentation

Mit Blick auf die gesetzlichen Entwicklungen werden diese Herausforderungen in den kommenden Jahren weiter zunehmen.

Warum sich die digitale Personalakte wirtschaftlich lohnt

Neben den regulatorischen Anforderungen sprechen auch wirtschaftliche Gründe für die Digitalisierung.

HR-Abteilungen profitieren von:

• schnelleren Auskunftsprozessen
• reduzierten Suchzeiten
• geringeren Papier- und Archivierungskosten
• automatisierten Workflows
• effizienteren Freigabeprozessen
• höherer Transparenz

Gleichzeitig verbessert sich die Employee Experience durch moderne und digitale HR-Prozesse.

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