STAFF UNITE bietet ein ausgereiftes CRM-System, das von der Auftragsgewinnung bis zur Abrechnung eine effiziente Gestaltung von Arbeitsabläufen ermöglicht.

Die Software beinhaltet nicht nur ein Applicant Tracking System, sondern umfasst strukturierte Vermittlungsprozesse, ein akkurates Contractmanagement sowie Zeiterfassungsmodul, sodass Personalvermittler schneller auf Kundenanfragen reagieren, geeignete Kandidaten ohne Zeitverlust präsentieren, und Verträge effizient abrechnen können.

„Vielfältige Automatisierungen bei der Dokumentenerstellung wie bspw. Kandidatenprofile, Verträge oder E-Mails sparen zusätzlich Zeit. Und das integrierte Aktivitätstracking stellt sicher, dass keine Information verloren geht.“, erweitert David Eggenhofer (Vertrieb STAFF UNITE) den Nutzen der Lösung.

Basis der Lösung ist Microsoft Dynamics 365, wodurch eine nahtlose Integration in das Microsoft Ecosystem – einschließlich Outlook, Teams, LinkedIn und weiteren Office-Anwendungen – möglich ist.

„STAFF UNITE ist so konzipiert, dass keine Systembrüche entstehen. Alles ist aus einem Guss und gleichzeitig flexibel anpassbar und leicht individualisierbar.", erklärt David Eggenhofer den Vorteil der Microsoftbasis der Komplettlösung.

Von und mit Experten entwickelt…aus der Branche – für die Branche

„Wir haben lange nach der perfekten Recruitinglösung gesucht, die unsere anspruchsvollen Bedürfnisse rundum erfüllt – wir wollten das Beste oder Nichts. Etwas von der Stange gab es nicht. Also haben wir zusammen mit den Experten von TSO-DATA mit STAFF UNITE eine perfekte Lösung für die Staffing Branche entwickelt. Unsere Erwartungen wurden dabei nicht nur erfüllt, sondern übertroffen. Durch die Basis von Microsoft profitieren wir von den allerneuesten Entwicklungen und freuen uns jetzt bereits auf die nächsten Verbesserungen die u.a. mit der Integration von Microsoft TEAMS kommen werden.“

Oliver Kremer, Owner & CEO K-Recruiting GmbH

Ihr Vertrieb: Exzellente Kundenbetreuung

Das System unterstützt aktiv beim Aufbau und der Pflege von Kundenbeziehungen. Detaillierte Bedarfsprofile und umfangreiche CRM-Funktionen erleichtern das Management und sorgen dafür, dass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind.

Ihr Recruiting: Schnell und präzise

Die Software bietet umfangreiche Suchbefehle für ein automatisiertes Matching, unterstützt durch Funktionen wie CV Parsing und einer nahtlosen Integration zu LinkedIn. So kann der gesamte Vermittlungsprozess effizient und schnell gestaltet werden.

Ihre Vertragsverwaltung: Transparent und zuverlässig

STAFF UNITE beinhaltet einen strukturierten Vertragsprozess, der alle Schritte von der Erstellung bis zur digitalen Unterzeichnung der Verträge dokumentiert und automatisiert, wodurch Durchlaufzeiten erheblich verkürzt werden.

Ihr Backoffice: Aktuell und integriert

Dank der Schnittstelle zum ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein kontinuierlicher Datenaustausch zwischen den Systemen garantiert. Aber auch die Anbindung an SAP ist einfach umzusetzen.

Zusätzliche Integrationen für mehr Effizienz

STAFF UNITE lässt sich nahtlos mit verschiedenen Tools integrieren, darunter Microsoft 365, LinkedIn SalesNavigator und ERP-System Business Central/Dynamics NAV. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse weiter zu optimieren und individuell anzupassen.

„Wir wollten ein System haben, dass uns in die Lage versetzt, schnellstmöglich und in höchster Qualität auf Anfragen unserer Kunden reagieren zu können. Mit STAFF UNITE, der Lösung von TSO-DATA, haben wir ein ausgereiftes CRM-System mit strukturierten Recruitingprozessen und einer akkuraten Vertragsverwaltung. So können wir von der Auftragsgewinnung bis zum Closing unsere Abläufe höchst effizient steuern. Die technische Basis von Microsoft bietet uns eine große Flexibilität, so dass sich die Integration von unseren Drittsystemen wie beispielsweise dem ERP-System Business Central und weiteren Microsoft-Anwendungen aus dem Officebereich schnell und einfach durchführen lässt.“

Martin Trein, Manager Operational Business Processes & Projects K-Recruiting GmbH

Vorstellung auf der STAFFINGpro Expo

Interessierte können STAFF UNITE auf der STAFFINGpro Expo am 18. Oktober 2023 von 09:00 bis 17:30 Uhr im RheinMain CongressCenter in Wiesbaden persönlich erleben. TSO-DATA wird am Stand D16 vertreten sein, um die leistungsstarke Softwarelösung vorzustellen. Besuchen Sie uns und lernen Sie, wie STAFF UNITE Ihre Personaldienstleistungsprozesse revolutionieren kann. Wir laden Sie gerne ein und freuen uns auf Ihren Besuch, fragen Sie uns nach Ihrem persönlichen Messeticket.

Für weitere Informationen besuchen Sie unsere Webseite (www.staffunite.de) oder kommen Sie direkt auf uns zu.

Unsere hochkarätigen Referenten haben spannende Einblicke in aktuelle Trends und Best Practices im Bereich der Digitalisierung gegeben. Zudem gab es Fallstudien aus der Praxis für die Praxis, die zeigten, wie ganz individuelle Aufgabenstellungen gelöst wurden:

Sei es die Digitalisierung des Fußballdrittligisten VfL Osnabrück, von der uns der Geschäftsführer des Clubs Dr. Michael Welling im Talk mit Dirk Frommeyer (GF. TSO-DATA) berichtete als auch die spannende Schilderung des ERP-Updateprojekts auf eine aktuelle Version von Microsoft Dynamics 365 Business Central, in der Johannes Kampmann als IT-Verantwortlicher der Freeze Dry Foods (GRONEWEG GRUPPE) die Learnings eines solchen Prozesses sehr anschaulich präsentierte.

Sofortigen Mehrwert bot während des Events bereits am Mittwoch, 19.04.2023, sicherlich der Praxis Workshop „Create your App in a day“, in dem am Mittwoch innerhalb von nur 2 Stunden von den Teilnehmenden mittels Microsoft Power Apps eine voll funktionsfähige Besucherfassungsapp erstellt wurde.

Beim daran anschließenden Gin-Tasting konnten nicht nur die Erfahrungen des Workshops vertieft werden, sondern auch die allgemeinen Herausforderungen, die die Digitalisierung branchenübergreifend stellt, in lockerer Atmosphäre diskutiert werden. Auch das Wissen über Gin kam nicht zu kurz und wurde mittels eines Quiz bei den Teilnehmenden vertieft. Der Siegerin des Quiz wünschen wir viel Freude mit ihrem Gewinn, einer Flasche original dänischen Gin, importiert von unseren dänischen Gästen, den Gin- und Business Intelligence-Experten Hans Henrik Hansen und Niels Thomsen von unserem Partner TARGIT.

Mit einer eröffnenden Keynote, insgesamt 14 Vorträgen und einem abschließenden Live-Talk konnten wir am Donnerstag, 20.04.2023, dann ein breit gefächertes Themenprogramm rund um die Leistungen von TSO-DATA bieten, dass für jede Anforderung und Aufgabenstellung der Teilnehmenden Inspiration und Problemlösungen anbot – wie auch die zahlreichen positiven Rückmeldungen widerspiegeln.

Es wurden Neuigkeiten rund um Microsoft Dynamics 365 (ERP und CRM) und Auswertungsmöglichkeiten mittels Business Intelligence vorgestellt, als auch das Thema Power Apps und Modern Workplace mit Microsoft 365 präsentiert. Das Leitzordner ausgedient haben, bewies der Vortrag rund um die smarte Digitalisierung von Belegen – ebenfalls papierlos und sogar offline lassen sich dank Resco Inspections z.B. Wartungsabläufe oder Inspektionen bei Kunden vor Ort durchführen, verknüpft mit dem CRM.

Auch TSO-DATA Eigen- und Neuentwicklungen wie die Recruitinglösung STAFF UNITE, die Branchenlösung KatarGo für den Versand-/Großhandel (die mit der Verbindung zu LS Central als TSO Unify ganz besondere Vorteile im Bereich Unified Commerce bietet), der WebConnector (die Schnittstelle zwischen ERP-System und Webshop/Marktplatz) und das Finance-Modul für BI fanden großen Anklang und Nachfrage beim Publikum – ebenso wie die IT Security-Lösung XB3observer, die vor digitaler Erpressung schützt.

Insgesamt waren die TSO-DATA Solution Days 2023 wieder eine großartige Gelegenheit für uns, unsere Expertise im Bereich der Digitalisierung zu präsentieren und mit anderen Branchenexperten in Kontakt zu treten. Wir freuen uns darauf, die Veranstaltung im nächsten Jahr wieder durchzuführen und noch mehr Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Daten effektiver zu nutzen.

M-Files – das intelligente Dokumentenmanagementsystem

Das umfangreiche Produktportfolio geht einher mit einer Vielzahl an Zertifikaten, Spezifikationen und Prüfberichten, die in der Lebensmittelbranche erforderlich sind. Parallel entstehen im Alltagsgeschäft viele weitere Dokumente, die sicher abgelegt werden müssen. Um diese und andere Dateien allen Mitarbeitenden schnell, einfach, ortsunabhängig und zu jeder Zeit verfügbar zu machen, setzt Freeze-Dry Foods mit dem Dokumentenmanagementsystem M-Files auf digitale Prozesse. Seit der Einführung mit Unterstützung durch die Experten von TSO-DATA vor 2 Jahren, profitieren besonders die Bereiche Qualitätssicherung, Rohwaren-Einkauf und der Vertrieb von der flexiblen Informationsmanagementlösung.

In M-Files werden Dokumente mit frei definierbaren Metadaten (Schlagworten) wie

• Eigenschaften (z.B. Zertifikat, Auftrag)
• Teams (z.B. Vertrieb oder Einkauf)
• Nutzerrollen
• Kunden uvm.

versehen und abgelegt, wodurch althergebrachte, unübersichtliche Ordnerstrukturen für die Ablage überflüssig werden.

Dateien und Informationen werden automatisch so vom System organisiert, dass sie von den Anwendern aufgrund ihrer Eigenschaften gefunden werden können – und das innerhalb weniger Sekunden unternehmensweit.

Weitere Vorteile: Duplikate werden vermieden, alle Beteiligten arbeiten immer mit der aktuellsten Version des jeweiligen Dokuments. Diese werden durch Schlagworte stets in einen Kontext eingeordnet, der die Informationsbereitstellung vereinfacht und gleichzeitig beschleunigt – rund um die Uhr, auf verschiedensten Endgeräten.

"Mit der Einführung von M-Files konnten wir die Digitalisierung unseres Unternehmens weiter vorantreiben. Wie gewohnt hat uns TSO-DATA sehr partnerschaftlich und professionell dabei unterstützt.  Zertifikate, Prüfberichte und weitere Dokumente sind jetzt im Handumdrehen auffindbar und müssen nicht lange gesucht werden. Die direkte Anbindung an unser ERP-System mit dem DMS Connector von TSO-DATA war äußerst einfach umzusetzen. M-Files erleichtert unsere Prozesse, wir sparen Zeit und profitieren von einer deutlich erhöhten Effizienz im Tagesgeschäft. Das bestätigen uns regelmäßig die betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter."

Dennis Alaze, Inhouse IT Consultant Freeze-Dry Foods GmbH

ERP und M-Files smart verbinden mit dem DMS Connector

Ein weiterer großer Vorteil: M-Files kann direkt in bestehende Unternehmenssoftwarelösungen integriert werden. Der DMS Connector, eine von TSO-DATA entwickelte Schnittstelle, verbindet Dokumentenmanagementsysteme wie M-Files direkt mit der ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central von Freeze-Dry Foods. Da die Einrichtung des DMS Connector besonders komfortabel gestaltet ist, konnte dieser Schritt eigenständig von den Lebensmittelspezialisten durchgeführt werden.

Die Integration von M-Files direkt im ERP-System bietet große Vorteile. Durch die Darstellung der DMS-Dropform in den Listen- und Kartenansichten ist ein Öffnen der abgelegten Dokumente in der gewohnten Business Central-Umgebung möglich und ein wechseln zwischen verschiedenen Systemen/Benutzeroberflächen wird auf ein Minimum reduziert.

Gleichzeitig wird die Daten- und Prozessqualität gesteigert, denn der DMS Connector ermöglicht nicht nur das Einsehen von Dokumenten, sondern erleichtert auch die Ablage von eingehenden Dateien wie Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen oder kompletten E-Mails. Diese werden einfach per "Drag & Drop" auf die M-Files-Schaltfläche in Business Central gelegt, es wird die entsprechende Dokumentenklasse (bspw. Vertrag, Rechnung o.ä.) ausgewählt und der DMS Connector legt die Datei mit den zugehörigen Metadaten wie z.B. "Nummer" und "Kontakt" des entsprechenden Vorgangs ab.

Neben der schnellen Ablage von eingehenden Dateien, kann der DMS Connector auch die in Business Central generierten Reports, wie z.B. gebuchte Verkaufsrechnungen, automatisch mit Metadaten in M-Files archivieren. Kompliziertes Ablegen und aufwendiges Suchen entfallen, so sind stets alle relevanten Informationen sowohl in Business Central als auch in M-Files im Fokus.

Um die Überwachung der Futtermittelversorgung und -organisation für die zahlreichen tierischen Bewohner im Zoo Osnabrück modern und transparent für alle Beteiligten darstellen zu können, setzen die Experten von TSO-DATA im Kern auf die ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central. Hiermit können im Falle des Zoos Futtermengen genau registriert werden, sei es der Zugang des Futters über Bestellungen oder Spenden als auch der Abgang zur Fütterung in den jeweiligen Revieren. So werden Verbräuche exakt festgehalten und die Planungssicherheit erhöht.

Der Wunsch der Anwender im Zoo nach einer einfachen Bedienung des Systems auf mobilen Plattformen wurde Rechnung getragen. Da die Microsoft Power Platform heute voll in die Prozesse mit eingebunden werden kann, wurde aus diesem Portfolio das Produkt Power Apps gewählt, welches problemlos mit Business Central kommunizieren kann. Hierfür wurden von TSO-DATA intuitiv zu bedienende Masken erstellt, die es den Anwendern leicht macht, alle Prozesse schnell und aktuell einzugeben und auch Daten zu konsumieren/lesen.

Die Daten werden dabei in der Power Apps Anwendung eingegeben und anschließend temporär in einer Dataverse Tabelle abgelegt, in der sie sich bei Bedarf noch anpassen und erweitern lassen. In einer nächtlichen Routine werden die so gesammelten Daten via Power Automate (Power Platform) in das ERP-System übertragen. Hier kann die Bearbeitung dann abgeschlossen werden. Der Vorteil dabei ist, dass der Anwender so nur die aktuelle Tageseingabe sieht und sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.

Nach dem erfolgreichen Start wird bereits die Digitalisierung weiterer Prozesse angedacht, die sich mit diesem leicht erweiter- und anpassbaren System umsetzen lassen.

Facts:

• Was ist Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Business Central ist eine zentral einsetzbare Softwarelösung zur Unternehmensverwaltung. Das ERP-System unterstützt die Anwender/Unternehmer von der klassischen Finanzverwaltung über Lagerprozesse bis hin zu Vertriebsprozessen.

• Was ist die Microsoft Power Platform?

Die Power Platform ermöglicht es Nutzern, besonders einfach und ohne Programmierkenntnisse individuelle Anwendungen für die eigenen Bedürfnisse zu erstellen. Werden diese mit vorhandenen Lösungen wie bspw. Business Central verknüpft, entstehen immer neue Möglichkeiten. So lassen sich Geschäftszahlen noch zielgerichteter analysieren, Prozesse und Routinen können automatisiert werden oder mit selbst entwickelten Apps noch moderner gestaltet werden.

„Wir freuen uns sehr, dass der Zoo-Lauf in diesem Jahr wieder stattfinden konnte“, sagt Lena Hackmann, Marketing Specialist bei TSO-DATA. „Der immense Zuspruch zeigt, wie groß die Bereitschaft zu helfen ist und wie viel Spaß den Menschen die Bewegung im Reich der Tiere macht.“

Der Reinerlös des 8. Zoo-Laufs geht an die Kinderhilfsprojekte von „Sportler 4 a childrens world“ (s4acw) und das Sprachförderprojekt für Grundschüler „Deutsch lernen im Zoo“. s4acw hilft Kindern in Krisensituationen, die Mitglieder setzen sich für Kinderrechte ein und setzen Zeichen gegen Rassismus. Projekte, mit denen sich auch TSO-DATA identifizieren kann. 

Für TSO-DATA als regionales Unternehmen ist es von großem Interesse lokale Einrichtungen wie den Zoo Osnabrück zu stärken. Das soziale Engagement spiegelt sich auch in der Unterstützung des „Ambulanten Kinderhospizdienstes“ und des „Haus am Schlehenbusch´“ wider. Und auch auf gesundheitsfördernde Maßnahmen für Mitarbeiter legt das Osnabrücker Unternehmen großen Wert. Neben der Teilnahme am Zoolauf und verschiedenen Firmenläufen, ermöglicht TSO-DATA seinem Team z.B. mit Hansefit und Business Bike den sportlichen Ausgleich zum Arbeitsalltag.