Der entscheidende Faktor einer Unternehmenssanierung: Zeit

Der Faktor Zeit spielt die zentrale Rolle bei einer Sanierung. Je früher eine drohende Krise anhand von Frühwarnindikatoren erkannt wird, desto größer der Handlungsspielraum, um die Krise abzuwenden und desto besser die Erfolgsaussichten. Frühe Warnsignale können sinkende Umsätze oder Margen sein. Eine fortgeschrittene Krise in einer bereits kritischen Phase zeigt sich typischerweise in Liquiditätsengpässen, die schnell in akute Liquiditätsprobleme münden. Es fehlt dann zumeist die Zeit, die akute Insolvenzgefahr zu bannen. Neben den zeitlichen Aspekten müssen für eine erfolgreiche Sanierungen die finanziellen Voraussetzungen gegeben sein. Hier muss das Unternehmen noch ein Mindestmaß an Anforderungen erfüllen, um die Liquidität zu sichern und die Sanierungsmaßnahmen zu finanzieren.

Gründlich und professionell vorgehen: Der Weg aus der Krise

Steckt ein Unternehmen in einer Krise, gilt es zunächst zu erörtern, in welchem Stadium sie sich befindet: Auf der Zeitschiene bewegen sich die Krisen von der strategischen bis hin zur operativen Krise und von der Stakeholder- bis hin zur Liquiditätskrise. Um eine Insolvenz zu vermeiden, ist schnelles, strategisches Handeln gefragt. Es wird ein Krisenmanagement im Unternehmen etabliert und ein passendes Sanierungskonzept professionell gesteuert. Das Sanierungskonzept analysiert die Krisenursachen und entwickelt Wege, diese zu beseitigen. Ebenso muss das Sanierungskonzept den rechnerischen Nachweis erbringen, dass die ergriffenen Maßnahmen zu dem gewünschten Erfolg führen, also das Unternehmen wieder Gewinne erwirtschaftet und wettbewerbsfähig sein wird. Hier zeigt sich, dass die Inhalte des Sanierungskonzepts alle Bereiche des Unternehmens betreffen. Von der Sicherung der Liquidität als Sofortmaßnahme bis hin zur vollständigen Restrukturierung der Wertschöpfungskette und Marketing und Vertrieb. Diese werden nicht nur entwickelt, sondern in einer integrierten Unternehmensplanung abgebildet, die wiederum die Grundlage für das Controlling der Umsetzung ist.

Transparenz schaffen, Vertrauen aufbauen

Elementar bei allen Sanierungs- und Restrukturierungsmaßnahmen ist die richtige Kommunikation. Sei es mit Stakeholdern – Gläubigern, Mitarbeitenden, Kunden oder anderen relevanten Personen. Die Sanierungskommunikation ist ganz entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung des Sanierungskonzepts. Denn nicht nur Zahlen, Daten, Fakten, sind relevant, auch „weiche“ Faktoren zählen, um Menschen zu überzeugen, die Zugeständnisse machen sollen. Bei der Kommunikation braucht es viel Erfahrung, Takt- und Fingerspitzengefühl, um die Gesprächspartner auf dem Weg der Sanierung „abzuholen“ und „mitzunehmen“. Besonders auch in Familienunternehmen. Hier stellen Sanierung und Restrukturierung ganz besondere Herausforderungen dar, da hier die Interessen der Familie und des Unternehmens in Einklang gebracht und das Familienvermögen gesichert werden sollen. In diesem Kontext kann es viele Emotionen und komplexe Konstellationen geben.

So vielseitig und individuell die verschiedenen Krisensituationen sind, so vielfältig sind die Werkzeuge und Methoden, die hier zum Einsatz kommen können. Mit der passenden Toolbox und den individuell zugeschnitten Methoden, können schnell und fokussiert die gewünschten Meilensteine erreicht werden. Fest steht: Je weiter fortgeschritten eine Krise ist, desto komplexer und schwieriger wird die Sanierung, wenn sie denn noch möglich ist. Darum ist es wichtig, bei einem unguten Bauchgefühl sofort zu handeln und mit einem professionellen Blick von außen die Situation betrachten zu lassen, Schlüsse zu ziehen und wirkungsvolle Maßnahmen zu ergreifen. Mit den passenden Tools und Methoden gelingt der Weg aus der Krise und der erfolgreiche Turnaround. Langfristig.

Quelle: Insolvenzen in Deutschland, 1. Halbjahr 2023, Creditreform Wirtschaftsforschung

Herausforderungen bei der Prozess-Digitalisierung

Es ist wichtig, vor der Einführung der Software, eine gute Basis zu schaffen. Ein strategisches, gut durchdachtes Prozessmanagement ist der Ausgangspunkt für die digitale Transformation im Unternehmen. Ein effizientes und effektives Prozessmanagement trägt maßgeblich dazu bei, die strategischen Ziele zu erreichen. Auch für Compliance im Unternehmen ist die Gestaltung der Prozesse ein entscheidender Erfolgsfaktor: Ohne definierte Prozesse, kann das Unternehmen nicht regelkonform agieren. Dafür müssen die Prozesse klar definiert sein, die Verantwortlichkeiten geregelt und die Mitarbeitenden eingebunden werden. Das Prozessmanagement wird kontinuierlich an Veränderungen angepasst, weiterentwickelt und verbessert.

Digitaler Reifegrad: Wo steht das Unternehmen?

Vor einer Digitalisierung im Prozessmanagement ist es wichtig, eine Bestandsaufnahme durchzuführen: Wo steht das Unternehmen in der Digitalisierung? Welche Tools und Plattformen werden bereits an welchen Stellen und mit welchen Funktionen genutzt? Wie ist der digitale Reifegrad im Unternehmen? Was läuft nicht so gut und wo treten Probleme auf? Wo gibt es noch Medienbrüche, sprich, wo gehen digitale Prozesse in analoge über oder wo existieren Schnittstellen zwischen zwei Systemen? Manuelle Systeme oder händische Brücken sind oft die Achillesferse in den Prozessabläufen. Sie kosten das Unternehmen Zeit und Geld und machen Prozesse unnötig lang, störungsanfällig oder ineffizient. Ziel ist es deshalb, auf Basis der Analyse des Digitalisierungspotenzials im Unternehmen, die Prozesse durchgängig zu gestalten und datenzentriert umzusetzen.

Welches Tool ist das richtige?

Für eine erfolgreiche Digitalisierung der Prozesse spielen viele Faktoren eine wichtige Rolle. Nach der Analyse des Status Quo werden sorgfältig die individuellen Anforderungen definiert. Bei der Toolauswahl sind heutige Anforderungen ebenso zu berücksichtigen wie die Entwicklung, die das Unternehmen anstrebt. Wie ist der Status Quo? Wie wird das Potenzial der Tools, die das Unternehmen bereits verwendet genutzt? Was sind die Unternehmensziele? Die Strategiekonformität ist entscheidend. Tools müssen das Potenzial haben, mit der Entwicklung des Unternehmens Schritt halten zu können: Plant das Unternehmen beispielsweise zu expandieren, sind hier zukünftig besondere Funktionen gefragt.

Wichtig sind klare Zielsetzungen. Es gilt zu klären, für was die Software benötigt wird. Ist es sinnvoll, ein neues Tool im Unternehmen zu implementieren, geht es an die Auswahl. Hier ist das Marktangebot riesig. Ein neutraler Blick mit Fokus auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens, ist darum ein wichtiger Faktor bei der Auswahl der richtigen Tools.

Die erfolgreiche Digitalisierung der Prozesse

Ziel ist es, die Prozesse durchgängig zu gestalten, sie effizient, transparent und smart umzusetzen. In diesem Kontext ist es wichtig, das Wissen der Organisation in den Prozessen zu dokumentieren, Informationsflüsse zu verbessern und so wertvolles Wissen für alle jederzeit abrufbar zu machen.

Wo stehen die Themen? Wie mache ich Bestellungen? Wie komme ich an Material? Vorhandenes Fachwissen, Erfahrungen und bestehende Abläufe werden in digitalen Prozessen transparent organisiert und zuverlässig archiviert. Ein implementiertes Wissensmanagement macht die Abläufe effizienter, einfacher und fehlerfreier. Mitarbeitende, die heute oft von der Vielzahl an Medien, Kanälen und Inhalten überfordert sind, die sie umgeben, bekommen so relevante Informationen klar vermittelt. Zudem ist das Wissensmanagement ein wichtiges Instrument, um dem fluktuationsbedingten Wissensverlust präventiv zu begegnen.

Hier ist es auch wichtig, die Mitarbeitenden frühzeitig einzubeziehen. Mit der Motivation und der Akzeptanz im Team steht und fällt der Erfolg der Digitalisierung.

Digitale Prozesse bringen das Unternehmen spürbar voran 

Die Digitalisierung automatisiert und standardisiert Prozessabläufe – das spart Zeit und Ressourcen. Das Unternehmen wird damit effizienter und leistungsfähiger. Und die Digitalisierung der Prozesse bringt viele weitere Pluspunkte:

• Prozesse werden transparent: Fortschritt und Abwicklung von Aufgaben können in Echtzeit verfolgt werden. Das erleichtert fundierte Entscheidungen. 

• Informationsflüsse werden optimiert: Verschiedene Abteilungen werden nahtlos miteinander verbunden, was die Kommunikation nachhaltig verbessert und wertvolles Wissen optimal organisiert und archiviert. 

• Compliance wird sichergestellt: Erst regelkonforme und transparente Prozesse können Regelkonformität im gesamten Unternehmen sicherstellen. Die Digitalisierung der Prozesse ist eine wichtige Grundlage für eine wirkungsvolle Compliance im Unternehmen.

Mit dem digitalen Prozessmanagement sichern sich Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit und langfristigen Erfolg.

Neue Herausforderungen – neue Kompetenzanforderungen

In der Arbeitswelt finden große Umbrüche statt – viele Jobs in der Produktion werden zunehmend technologisiert und von KI beeinflusst. Neue Produktionsverfahren und -technologien kommen hinzu und Organisationsstrukturen verändern sich. Das hat zur Folge, dass heute von den Mitarbeitenden mehr technische Fähigkeiten gefordert sind als in der Vergangenheit. Im produzierenden Gewerbe wird noch mehr hochqualifiziertes Personal benötigt. Robotik, Digitalisierung, KI: Prozesse in der Industrie werden komplexer, Menschen, Maschinen und Prozesse sind zunehmend digital vernetzt und es sind heute und in Zukunft andere Kompetenzen notwendig, um mit diesen Systemen zu produzieren und stabile Prozesse zu gewährleisten. Neben einer zunehmenden Anzahl an regelmäßigen Pflichtschulungen bezüglich der Prozesse, dem Arbeitsschutz oder neuer Richtlinien, wie etwa zum Datenschutz, sind neue Kenntnisse im Umgang mit digitalen Werkzeugen, Software und Datenanalyse wichtig. Der Erfolg des Unternehmens ist auch davon abhängig, wie sich die Kompetenzen der Mitarbeitenden mit den neuen Herausforderungen entwickeln.

Durch Weiterbildung und Qualifizierung können für die neuen Kompetenz-Anforderungen die Mitarbeitenden gezielt von einer Stelle in die andere entwickelt werden und sich durch Re- und Upskilling an die Veränderungen in der Arbeitswelt anpassen. Doch welche neuen Kompetenzen in welchen Stellen werden heute und in Zukunft konkret im eigenen Unternehmen gebraucht? Ein professionelles Kompetenzmanagement identifiziert die Stärken der Mitarbeitenden und fördert sie gezielt. Beim strategischen Kompetenzmanagement in der Produktion geht es darum, die Kompetenzen der Mitarbeitenden so zu entwickeln, dass sie befähigt werden, ihre Fähigkeiten und ihr Wissen situationsgerecht bei ihren Aufgaben im Arbeitsumfeld einzusetzen und Probleme zu lösen.

Re- und Upskilling gewerblicher Mitarbeitender

Bestimmte Industrien, wie der Maschinenbau oder die Automobilbranche, sind besonders von der Transformation betroffen. Um die Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern, wird im ersten Schritt definiert, welche Kompetenzanforderungen und -bedarfe das Unternehmen hat – heute und in Zukunft. Im nächsten Schritt wird geprüft, über welche Kompetenzen die Beschäftigten verfügen, wo Lücken sind oder Lücken entstehen können. Die Kompetenzprofile ergeben sich aus den aktuellen Aufgaben der Beschäftigten und aus den prognostizierten Veränderungen in ihren Tätigkeits- und Verantwortungsbereichen. Stellt ein Automobilhersteller beispielsweise seine Produktion von Verbrennungsfahrzeugen auf Elektroautos um, sind dafür neue Kompetenzprofile bei den Produktionsmitarbeitenden gefragt, wie z.B. Kenntnisse über Batteriesysteme, elektrische Antriebe und Steuerungselektronik oder sie müssen die verschiedenen Arten der Batterien verstehen, sowie deren Lade- und Entladeverhalten kennen und über Sicherheitsaspekte und Wartungsanforderungen Bescheid wissen. Das sind in diesem Beispiel nur wenige von vielen Kompetenzanforderungen, die beim Kompetenzmanagement berücksichtigt werden müssen.

Herausforderungen im Kompetenzmanagement

In der Produktion ist das Schulen der Mitarbeitenden und die Umsetzung des Kompetenzmanagements eine ganz besondere Herausforderung, da hier oft die notwendige Infrastruktur fehlt. Mitarbeitende in der Produktion haben häufig keine Endgeräte oder E-Mail-Adressen, digitale Kompetenzen müssen erst aufgebaut werden. Hier können Insel-PCs oder Shared Tablets eingesetzt werden, um eine gute Infrastruktur für das Kompetenzmanagement einzurichten.

Ein weiterer Punkt, der berücksichtigt werden sollte:  Der Mensch ist bekannterweise ein „Gewohnheitstier“. Wie in anderen Branchen auch, stoßen geplante Veränderungen in der Produktion, beispielsweise bei den Arbeitsabläufen, des Öfteren auch auf Widerstand bei den Mitarbeitenden. Um die Anpassungsfähigkeit, Akzeptanz und Proaktivität der Mitarbeitenden zu fördern und das Kompetenzmanagement erfolgreich umsetzen zu können, spielt die Unternehmensführung eine zentrale Rolle. Der Führungsstil und die Unternehmenskultur legen die Weichen für eine positive Einstellung der Mitarbeitenden gegenüber Veränderungen. Um Überforderung zu vermeiden, ist es essenziell, dass die Aufgaben auf die Kompetenzen und Stärken des Mitarbeitenden und die neuen Arbeitsrollen zugeschnitten sind – auch Job-Sharing kann in dem ein oder anderen Bereich eine sinnvolle Lösung sein. Die richtigen Tools bei der Umsetzung des Kompetenzmanagements sind ebenfalls sehr wichtig, um individuell passende und motivierende Lerninhalte zu vermitteln und die gesetzten Ziele konsequent zu erreichen.

Was sind die notwendigen Kompetenzprofile der Zukunft?

Das Kompetenzmanagement sollte sich einerseits an den Bedarfen der Beschäftigten und andererseits an den Unternehmenszielen orientieren. Beim Kompetenzmanagement in der Produktion geht es darum, Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen von Mitarbeitenden in gewerblichen Berufen und in der Produktion zu identifizieren, zu dokumentieren und zu verwalten.

1. Fähigkeiten identifizieren: Viele mittelständischen produzierenden Unternehmen haben keine Transparenz, welche Kompetenzen sie aktuell an Board haben. Dafür wird eine Bestandsanalyse erstellt. Interviews, Tests oder Beobachtungen geben einen guten Überblick über die Fähigkeiten und persönlichen Erfahrungen der Mitarbeitenden.
2. Kompetenzprofile erstellen: Die Ergebnisse der Bestandsaufnahmen und alle relevanten Informationen wie Zertifikate, Ausbildungen oder Fähigkeiten werden in individuellen Kompetenzprofilen gebündelt und in digitalen Datenbanken dokumentiert.
3. Bedarfsanalyse: Welchen Bedarf an Fähigkeiten und Qualifikationen hat das Unternehmen heute und in Zukunft? Welche Lücken gibt es – in welchen Bereichen sollten gezielte Schulungen und Weiterbildungen angeboten werden?
4. Personalplanung: Auf Basis der Kompetenzprofile wird transparent, welche Mitarbeitende für welche Projekte und Aufgaben geeignet sind. So lassen sich der Einsatz und die Entwicklung der Mitarbeitenden effizient managen.
5. Entwicklungspfade: Durch ein professionelles Kompetenzmanagement können Karrieren transparent geplatnt und Kompetenzen gezielt entwickelt werden. Entwicklungspfade zeigen den Mitarbeitenden auf, wie sie sich innerhalb des Unternehmens weiterentwickeln können, welche zusätzlichen Fähigkeiten sie für welche individuellen Ziele benötigen oder welche Fähigkeiten noch vertieft werden können.

Professionelles Kompetenzmanagement ist ein wichtiges Instrument für Unternehmen in gewerblichen und produktionsorientierten Branchen, um ihre Mitarbeitenden zum Weiterbilden zu motivieren, Arbeitsressourcen effektiv zu verwalten und gezielt weiterzuentwickeln. Es sind Lösungen für mittelständische Produktionsunternehmen gefragt, sie sichern, dass Kompetenzen in der Produktion effektiv und fokussiert entwickelt werden. Ob fehlende Infrastruktur oder Schichtbetriebe: Im produzierenden Gewerbe gibt es viele Faktoren, die berücksichtigt werden müssen und die Umsetzung sieht für jedes Unternehmen anders aus. Wissen und Fähigkeiten werden analog oder digital, in Trainings, Schulungen und Workshops vermittelt. Ein effektives Kompetenzmanagement trägt dazu bei, die Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern, Mitarbeitende zu binden und Risiken zu minimieren. 

Die Prozessanalyse betrachtet das ganze Unternehmen. Bei dieser Betrachtung der Prozesse, Abläufe und Arbeitsschritte ist es wichtig, die Mitarbeitenden und alle Stakeholder von Anfang an einzubeziehen. Somit werden frühzeitig die erforderlichen Informationen über die Zielsetzungen der Analyse adressiert. Noch wichtiger ist aber, die Einschätzung der Menschen zu erfahren, die täglich mit den Prozessen arbeiten. Sie kennen die Schwachstellen aus ihrer Sichtweise am besten.

Ein weiteres Digitalisierungspotenzial liegt in der Informationsversorgung des Managements und der Entscheidungsträger: Jeder Arbeitsplatz sollte so gestaltet sein, dass die erforderlichen Informationen übersichtlich zur Verfügung stehen, ohne dass mehrere Programme, Apps oder Datenquellen geöffnet werden müssen. Benötigt ein Geschäftsführer beispielsweise täglich bestimmte Informationen aus unterschiedlichen Quellen, ergeben sich Anforderungen an die Informationsprozesse.

Effizienz steigern und Engpässe vermeiden

Bei der Prozessanalyse werden strukturierte Methodiken angewandt wie beispielsweise die SIPOC-Analyse. Sie ist ein nützliches Tool, um Prozesse zu verbessern. SIPOC steht für „Supplier, Input, Process, Output und Customer“, auf Deutsch „Lieferant, Eingabe, Prozess, Ausgabe und Kunde“. Mit der SIPOC-Methode erhält das Unternehmen einen ganzheitlichen Überblick über einen Prozess. Sie visualisiert die End-to-End-Sicht eines Prozesses und zeigt die Abhängigkeiten der verschiedenen Teile bzw. Prozessschritte auf.

Hier wird analysiert, wieviel Kosten pro Zeiteinheit der Prozess verursacht, wie oft der Prozess ausgeführt wird, wieviel Arbeitszeit durchschnittlich in den Prozess fließt und wieviel Mitarbeitende daran beteiligt sind. Um das volle Digitalisierungspotenzial im Unternehmen auszuschöpfen, wird eine umfassende Digitalisierungsstrategie angewendet. Die aufwändig klingende Prozessanalyse stellt die Grundlage für den Digitalisierungsfahrplan dar. So kann der Digitalisierungsprozess zeitlich geplant, mit Prioritäten versehen und mit Ergebniszielsetzungen verbunden werden. Das Unternehmen profitiert durch eine klare Digitalisierungsstrategie. So können datenbasierte Entscheidungen getroffen, Prozesse optimiert, Kundenerlebnisse verbessert und Innovationen gefördert werden. Unternehmen, die ihr Digitalisierungspotenzial entwickeln und mit einem Change-Management erfolgreich umsetzen, können sich in einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt stark positionieren und ihre Wettbewerbssituation sichern und stärken.

Mannigfache Krisen, internationale Verflechtungen, herausfordernde politische Entwicklungen: Tendenziell nehmen die Risiken für Unternehmen zu. Die Geschäftswelt ist zunehmend schwerer einschätzbar, dynamischer und komplexer. Compliance ist für Mittelständler eine wichtige Grundlage geworden, um das Unternehmen abzusichern, vor potenziellen Risiken zu schützen und damit eine Grundlage für den langfristigen Unternehmenserfolg zu schaffen. Gute Compliance kann das Unternehmen bestmöglich absichern und frühzeitig sich anbahnende Krisen und Probleme anzeigen. Für eine effektive Umsetzung des Compliance-Managements ist es besonders im Mittelstand wichtig, die Ressourcen klug einzusetzen und alle im Unternehmen für das Thema zu sensibilisieren. Noch allzu oft wird Compliance als Nebenaufgabe wahrgenommen und die tatsächlich bestehenden Risiken massiv unterschätzt.

Die Einhaltung von Gesetzen, internen Richtlinien und ethischen Standards sichert, dass sich Mitarbeitende im Unternehmen regelkonform verhalten und die Unternehmenswerte gelebt werden. So lassen sich durch Compliance Haftungsrisiken für die Geschäftsführung, das Management und den möglicherweise vorhandenen Aufsichtsrat reduzieren, das eigene Vermögen schützen, der Zugang zu den Absatzmärkten sichern und Reputationsschäden vermeiden.

Doch Compliance ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch eine grundlegende Voraussetzung für das Vertrauen von Kunden, Investoren und der Gesellschaft insgesamt. Ein wesentlicher und langfristiger Nutzen einer erfolgreichen Compliance ist eine Reputationssteigerung und eine starke Kundenbindung.

„Wir kennen unsere Pappenheimer!“. Wirklich? Risiken rechtzeitig erkennen und vermeiden

Ein Fehler aus Unwissenheit oder Unachtsamkeit bis hin zur bewussten Schädigung des Unternehmens: Die Breite der Gründe für Compliance-Verstöße ist immens, und viele Unternehmen kennen derartige Situationen, wenn auch nur selten darüber gesprochen wird. In Unternehmen, in denen es zu einem Compliance-Verstoß kommt, bleibt das oft kein Einzelfall. Verstöße entstehen dort, wo Compliance nicht gelebt wird und demzufolge eine stabile Compliance-Kultur und eine strukturelle Integrität fehlen. Das kann für ein Unternehmen schwerwiegende Folgen haben.

Jedes Unternehmen hat eine individuelle Anzahl potenzieller Gefahren und somit relevanter Herausforderungen. Doch, wie lassen sich die Risiken greifen? Diese Risiken sind vielfältig und treten je nach Geschäftsmodell in ganz unterschiedlichen Bereichen auf. Beispielhaft können genannt werden:

• Gefahren von Wirtschaftskriminalität wie Geldwäsche oder Korruption und Vorteilsnahme
• Arbeitsrechtliche Risiken, beispielsweise im Bereich Arbeitsschutz, Arbeitszeiterfassung oder bei Gleichbehandlungsfragen, Diskriminierung und Belästigung am Arbeitsplatz
• Anforderungen durch das Hinweisgeberschutzgesetz, wie die Verpflichtung zur Vertraulichkeit oder unabhängige Untersuchungen
• Umwelt- und Nachhaltigkeitsauflagen, wie Abfallmanagement, Naturschutz oder Nachhaltigkeitsberichterstattung
• Unternehmerische Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten und die Einhaltung von Standards oder Lieferketten-Transparenz
• Unzutreffendes Rechnungswesen mit Folge in der Bilanzierung und in den Steuererklärungen

Natürlich sind hier die Schwerpunkte von Unternehmen zu Unternehmen verschieden: Für ein Maschinenbauunternehmen sind andere Compliance-Themen relevant als für ein Dienstleistungsunternehmen. Ein Unternehmen kann seine Compliance-Risiken minimieren, indem es seine potenziellen Gefahren analysiert und Präventionsmaßnahmen festlegt. Compliance-Risiken, -Regeln und -Maßnahmen werden durch ein Compliance-Management in die Systematik überführt. Das Compliance-Management zielt darauf ab, dass alle für das Unternehmen relevanten Gesetze, Vorschriften und ethischen Standards eingehalten werden. Für die Entwicklung eines passenden Compliance-Management-Systems wird im ersten Schritt eine Strukturanalyse durchgeführt. Hier wird gemeinsam mit der Geschäftsleitung geschaut: Wo im Unternehmen haben wir Risiken, gegen Bestimmung zu verstoßen? Wie sind wir organisiert, um das Vermögen der Gesellschaft zu schützen? Wie müssen wir diese Risiken in Bezug auf Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenspotenzial bewerten? Sind spezifische Compliance-Risiken mit Blick auf die jeweiligen Unternehmensbereiche identifiziert und bewertet, lassen sich passende Maßnahmen finden. Die Compliance-Risiken bilden die Grundlage für eine wirksame Ausrichtung der Compliance-Maßnahmen im Unternehmen und der Implementierung eines Risikomanagements. Dafür wird eine solide Compliance-Basis nach Zertifizierungsstandards entwickelt.

Angemessen und transparent: Das CMS im Mittelstand

Ein Compliance-Management-System wird im Unternehmen verankert, um Unternehmen, Geschäftsleitung und handelnde Personen vor strafrechtlicher oder zivilrechtlicher Haftung zu schützen, die Risiken von finanziellen Verlusten oder Imageschäden zu reduzieren oder idealerweise zu vermeiden. Es gibt keine explizite Rechtsprechung in Deutschland, wie ein Compliance-Management-System aussehen müsste. Das entscheidet die Geschäftsführung. Diese Entscheidung ist eine Ermessensentscheidung (Business-Judgement-Rule), bei der individuelle Risiken und die Ziele des Unternehmens berücksichtigt werden müssen. Somit empfehlen sich verschiedene nationale und internationale Standards für Compliance-Management-Systeme. Nach dem IDW-Prüfungsstandard 980 sollte ein CMS über die wichtigen Grundelemente verfügen: Compliance-Kultur, -Ziele, -Risiken, -Programm, -Organisation, -Kommunikation, -Überwachung und Verbesserung.

Mit der ISO 37301 wurde ein aktiver Management-Standard entwickelt. Die ISO 37301 beinhaltet die Anforderungen, die sicherstellen, dass ein Unternehmen ein wirksames CMS einführen, umsetzen und aufrechterhalten kann. Zu den Hauptpunkten gehören:

• Planen: Compliance-Risiken werden systematisch identifiziert, bewertet und bewältigt, Rollen und Verantwortlichkeiten werden festgelegt.
• Durchführen: Die Führungsebene stellt mit ausreichend Ressourcen und Unterstützung sicher, dass das CMS im Unternehmen umgesetzt wird. Sie schafft mit entsprechender Kommunikation und Schulungen ein Bewusstsein für das Thema und steuert Compliance-Maßnahmen.
• Prüfen: Implementierung interner Kontrollen und kontinuierliche Verbesserung, um die Wirksamkeit des CMS zu gewährleisten.
• Handeln: Das Compliance-Management wird kontinuierlich verbessert und Compliance-Fälle bearbeitet.

Die Entwicklung des Compliance-Management-Systems wird systematisch umgesetzt:

1. Zielbild definieren: Im ersten Schritt wird die Ist-Situation im Unternehmen skizziert und mit Vorstand und ggf. dem überwachenden Aufsichtsrat das Zielbild des CMS abgestimmt. Die Anforderungen dafür ergeben sich aus dem Geschäftsmodell und der Wertschöpfungskette des Unternehmens.
2. Roadmap erstellen: Die Analyse des bestehenden Compliance-Managements, die Strukturanalyse und die Identifikation rechtlicher Anforderungen und sonstiger Regelungen bilden die Basis.
3. Konzeption entwickeln: In diesem Zuge werden verschiedene Methoden zur Verankerung und zur Überwachung der Prozesse sowie zum Monitoring und zur Steuerung von Risiken ausgewählt.
4. Implementierung: In diesem Schritt erfolgt die Umsetzung durch Anpassung der Organisation der Compliance-Strukturen. Es werden Prozesse angepasst, Schulungen und Trainings durchgeführt und das Monitoring der Wirksamkeit aufgebaut.

Allein die Existenz von Compliance-Regeln und -Maßnahmen reicht nicht aus, um eine wirksame Compliance im Unternehmen zu implementieren. Compliance muss gelebt werden. Dafür braucht es eine lebendige Compliance-Kultur.

Welcher Wind weht im Unternehmen? Die Compliance-Kultur

Eine Compliance-Kultur sieht in jedem Unternehmen anders aus. Hier spielen wie beim Compliance-Management insgesamt viele individuelle Faktoren eine Rolle, wie die Größe, Branche, Unternehmensstrategie, kulturelle und wirtschaftliche Kontexte oder der Standort. Für den Aufbau einer lebendigen, langfristigen und belastbaren Compliance-Kultur gibt es viele mögliche Stellschrauben.

Welches Wertesystem gibt es im Unternehmen? Welcher „Spirit“ herrscht hier? Welche Überzeugungen bestehen, werden gelebt und vorgelebt? Die Vorbildfunktion der Unternehmensführung hat einen großen Einfluss auf die Compliance-Kultur. Wie ernst werden Regeln genommen? Werden zugunsten einer starken Wettbewerbssituation auch mal beide Augen bei unlauteren Geschäftspraktiken zugedrückt? Oder wird selbst ein lukrativer Auftrag konsequent abgelehnt, wenn der potenzielle Auftraggeber nicht die ethischen Standards erfüllt? Der „Tone from the Top“ beeinflusst die Compliance-Kultur enorm. Das Management sollte auf allen Ebenen ein integres und verantwortungsvolles Verhalten an den Tag legen und aktiv und sichtbar vorleben, was sie von der Belegschaft in puncto Verhaltensstandards erwarten. Konsequenterweise soll deutlich werden, dass compliancewidriges Verhalten nicht toleriert und regelkonformes Verhalten honoriert wird, etwa wenn es um Beförderungen geht.

Bei der Vermittlung der Unternehmenswerte, Compliance-relevanten Regeln und Verhaltensgrundsätze spielt eine transparente und klare Kommunikation eine große Rolle. Themen wie Ethik und Integrität entfalten ihre gewünschte Wirkung, wenn sie nicht nur im rechtlichen Kontext abgehandelt, sondern als glaubhafte Unternehmenswerte vermittelt werden. Inhalte, die mit Beispielen aus der Praxis vermittelt werden, prägen sich ein. Mitarbeitenden sollte es mit einem Hinweisgebersystem einfach und anonymisiert möglich sein, beobachtete und festgestellte Probleme, Compliance-Risiken, Fehlverhalten oder Missstände im Unternehmen zu kommunizieren. Eine authentische Compliance-Kultur ist heute kein „nice to have“ mehr, sondern die Voraussetzung dafür, dass ein Compliance-Management-System funktioniert.

Bei der Enwticklung und Umsetzung eines effektiven Compliance-Management ist es wichtig, mit dem richtigen Augenmaß Schwerpunkte und Maßnahmen zu definieren, die für das mittelständische Unternehmen relevant sind. Es geht besonders im Mittelstand bei Compliance darum, eine ausgewogene Balance zwischen Pflichterfüllung und positiver Unternehmenskultur herzustellen. Bei der erfolgreichen Entwicklung und Implementierung eines Compliance-Management-Systems in mittelständischen Unternehmen werden passend und pragmatisch alle unternehmensspezifischen Anforderungen erfüllt.

Um diese und viele weitere Herausforderungen im Kompetenzmanagement ohne großen zeitlichen und personellen Aufwand zu lösen, kann der Einsatz von Skill-Management-Tools eine sinnvolle Methode sein: Die richtigen Tools sichern, dass das Kompetenzmanagement effizient umgesetzt werden kann. Digitale Tools können für jeden Schritt entlang des Employee-Life-Circle genutzt werden und die Ergebnisse deutlich verbessern. Die Tools setzen an verschiedenen Punkten auf dem beruflichen Weg der Mitarbeitenden an. Welches Tool oder welchen Mix an Tools ein Unternehmen benötigt, hängt ganz von den individuellen Bedarfen ab. All-in-one-Lösungen sind oft sehr mächtig für KMU. Die Leitfrage bei der Auswahl ist: Welche Anforderung soll mit dem Kompetenzmanagement erfüllt werden?

Digitale Unterstützung im Bewerbermanagement

Welche Skills benötigen wir im Unternehmen? Es gibt viele verschiedene Skill-Management-Tools, die für das Recruiting eingesetzt werden können, wie zum Beispiel Eightfold AI, Cobrainer oder Textkernel. Sie schaffen Klarheit darüber, was Unternehmen brauchen und was sie suchen sollten. Sie helfen dem Unternehmen, die benötigten Kompetenzen und Fähigkeiten detailliert zu definieren. Geeignete Kandidaten sind so schnell zu erkennen und der gesamte Bewerbungsprozess wird deutlich beschleunigt.

Fokussiertes Onboarding

Das Onboarding kann mit Kompetenz-Management-Tools wie Neobrain oder Workday deutlich erleichtert werden. Mit ihnen lassen sich Einarbeitungspläne erstellen, die ganz auf die individuellen Anforderungen und erforderlichen Lernziele zugeschnitten sind. Auch Checklisten oder Umfragen können von den Tools generiert und passende Lernressourcen für die neuen Mitarbeitenden bereitgestellt werden. Erfolgskontrollen, klare Zielsetzungen und Einschätzungen des Kenntnisstandes werden durch das Tool vorgenommen, um das Onboarding des neuen Mitarbeitenden zu bewerten und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Die Personalentwicklung strategisch und transparent umsetzen

Kompetenzmanagement ist ein wesentlicher Teil der Personalentwicklung. Welche Fähigkeiten, Fertigkeiten und Potenziale sollen bei Mitarbeitenden gezielt gefördert werden? Ein systematisches Kompetenzmanagement macht zunächst transparent, welche Kompetenzen das Unternehmen in welchen Rollen und Positionen braucht, um heute und in Zukunft erfolgreich zu sein und seine Unternehmensziele realisieren zu können. So entstehen Soll-Profile für zukünftige Rollen. Mit Skill-Management-Tools wie HRForecast, Degreed oder Edyoucated können die aktuellen Kompetenzen im Unternehmen identifiziert und entwickelt werden. Dadurch lassen sich Karrierepläne und individuelle Entwicklungspfade festlegen, die die Mitarbeitenden darin unterstützen, gezielt ihre Fähigkeiten zu verbessern. Die Tools gewähren Zugriff auf vielfältige Lernressourcen, die eine kontinuierliche Weiterentwicklung fördern und die Fortschritte überwachen. Die Weiterbildung und Karriereentwicklung werden anhand individueller Vorschläge aktiv vorangetrieben. Durch die permanente Analyse von Kompetenzen und der individuellen Performance können Skill-Management-Tools Mitarbeitende mit besonders großem Potenzial – sogenannte High-Potentials – herausfiltern und geeignete Passungen für zukünftige Rollen und Positionen erkennen. Durch kontinuierliches Mentoring und Bewerten der erworbenen Kompetenzen, können die Tools den Erfolg der Personalentwicklung messen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. So kann das Potenzial der Belegschaft weitgehend ausgeschöpft werden.

Kompetenzmanagement-Tools leisten in vielen Bereichen wertvolle Unterstützung: Sei es bei der Bedarfsanalyse, der Identifikation von Lücken, der Nachfolgeplanung, der strategischen Personalplanung oder der Entwicklung maßgeschneiderter Schulungspläne. Durch die Digitalisierung des Kompetenzmanagements können Unternehmen ihre Belegschaft besser und nach strategischen Gesichtspunkten ausrichten. So stellt das Unternehmen sicher, dass es über die Kompetenzen im Team verfügt, die es braucht, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Und das langfristig.

Dabei ist Change-Management nicht zu verwechseln mit irgendeiner Veränderung. Es geht hier nicht darum, einzelne Prozesse zu verändern – das wäre in diesem Sinne kein Change. Bei Change-Management geht es um einen grundlegenden Wandel. Im Zuge der digitalen Transformation findet der in den Bereichen Technologie, Prozesse, Organisation und Kultur statt. Steht so ein elementarer Wandel an, reagieren die Mitarbeitenden typischerweise mit einer ablehnenden Haltung, haben womöglich Angst vor einem Jobverlust oder sind nicht von der Digitalisierungsstrategie überzeugt. In diesem Kontext tauchen vielen Gedanken und Fragen auf: Ist meine Arbeit noch wichtig? Komme ich mit den neuen Abläufen zurecht? Wird sich durch die Digitalisierung mein Status verändern? Um Skepsis, Überforderung oder eine ablehnende Haltung abzubauen, ist es wichtig, die Mitarbeitenden von Anfang an mitzunehmen.

Change-Management erfolgreich umsetzen

Als Basis dienen eine systematische Planung, Umsetzung und Steuerung sowie eine besondere Kommunikation der Veränderungen, um sicherzustellen, dass die Neuerungen Schritt für Schritt angenommen werden und effektiv sind.

Ein erfolgreiches Change-Management umfasst …

… eine klare Zielsetzung: Die Unternehmensleitung sollte eine langfristige Digitalisierungsstrategie entwickeln und die Vision klar benennen.

… eine transparente Kommunikation: die Mitarbeitenden sollten klar über die Ziele, den Nutzen und den Fortschritt der Digitalisierung informiert werden. Dabei zählt der Dialog, nicht der Monolog. Hier braucht es eine gute kommunikative Einbindung, um einen Konsens zu schaffen und einen permanenten Austausch zu ermöglichen.

… eine hohe Anpassungsfähigkeit: Die digitale Transformation ist ein iterativer Prozess, der regelmäßig angepasst und verbessert wird. Es ist wichtig, dass das Unternehmen flexibel ist, um schnell und mühelos Veränderungen in Technologie, Marktbedingungen und Kundenanforderungen in den digitalisierten Prozessen abzubilden.

Wie die richtige Kommunikation erfolgreiches Change-Management vorantreibt

Dafür wird ein Veränderungsmanagement und ein Kommunikationsplan erstellt: Hier werden die Herausforderungen, Risiken und Kommunikationsgruppen sowie die Veränderungsbereitschaft und Veränderungswiderstände identifiziert. Welcher Mitarbeitende erhält welche Information? Was können, wollen und sollen die Mitarbeitenden beitragen? Wo gibt es besonders starke Widerstände? Die Kommunikationsgruppen haben einen unterschiedlichen Grad an Vorwissen und Veränderungsbereitschaft und die Kommunikation wird entsprechend angepasst. Wie tief die Differenzierung in der Kommunikationsstrategie geht, hängt von individuellen Faktoren des Projekts ab. Um die Akzeptanz für die Transformation zu erhöhen, ist es neben einer verständlichen, vertrauensvollen und klaren Kommunikation auch wichtig, den Mehrwert zu verdeutlichen. Routinetätigkeiten werden etwa automatisiert, was Mitarbeitenden Freiraum für interessantere Aufgaben eröffnet. Bei der Entwicklung eines Kommunikationsplans werden Strategien ausgearbeitet, um Widerstände im Team beispielsweise durch Schulungen und Training zu reduzieren.

Digitale Transformationsprozesse sollten immer mit einem Change-Management umgesetzt werden. Es ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Digitalisierung im Mittelstand. Werden Digitalisierungsprojekte von individuellen Kommunikationskonzepten begleitet, die die Mitarbeitenden aktiv in die Veränderungsprozesse einbeziehen, sind sie motiviert und entwickeln die erforderlichen digitalen Fähigkeiten. Nach der Implementierung ist es wichtig, die Erfolge und Fortschritte der digitalen Maßnahmen zu messen. Mit einem auf das Unternehmen abgestimmten Change-Management kann eine reibungslose Einführung neuer Technologien, eine verbesserte Prozesseffizienz, eine höhere Kundenzufriedenheit und stärkere Wettbewerbsfähigkeit erreicht werden.

Auffallen, anlocken, überzeugen: Der richtige Mix zwischen Push & Pull

Der Kunde und damit der potenzielle B2B-Kunde, nimmt heute die Suche nach Angeboten, Produkten und Lösungen selbst in die Hand. Ein Großteil der B2B-Customer Journey findet digital statt. Neben einer starken digitalen Präsenz des Unternehmens, zählt für eine erfolgreiche B2B-Kundenakquise darum der Einsatz der richtigen Tools wie Sales Intelligence Tools, Searchbots oder Web Analytics. Da Kunden eine Vielzahl an Kanälen nutzen, ist der Mittelstand gefordert, seine Marketingaktivitäten über verschiedene Kanäle auszurichten, beispielsweise über Suchmaschinen, Social Media, E-Mail-Marketing und mobile Apps. Doch auch traditionelle Vertriebsaktivitäten wie Cold Calling, Altkundenansprache oder Außendienst sind nach wie vor relevant. Hier kommt es auf den richtigen Mix an. Auch was die Balance zwischen Push- und Pull-Marketingstrategien angeht.

Push-Marketing bezieht sich auf eine aktive Verkaufsstrategie, bei dem der potenzielle Kunde direkt angesprochen wird.  Das Unternehmen „drückt“ seine Marketingbotschaften proaktiv an potenzielle Kunden etwa über Directmailings, Anzeigen, Kaltakquise, persönliche Verkaufsgespräche oder Telemarketing. Push-Marketing erhöht sich Sichtbarkeit und Bekanntheit eines Unternehmens.

Pull-Marketing konzentriert sich hingegen darauf, potenzielle Kunden anzuziehen und sie dazu zu motivieren, selbstständig nach Produkten oder Dienstleistungen zu suchen und eine Kaufentscheidung zu treffen. Während Push-Marketing oft aggressiver und direkter umgesetzt wird, ist Pull-Marketing subtiler. Hier stellt das Unternehmen potenziellen Kunden relevanten Content bereit, der den Kunden einen Mehrwert bietet. Bei dieser Marketingstrategie geht es darum, Vertrauen und langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen.

Welcher Mix der Marketingaktivitäten der richtige für das Unternehmen ist, hängt von vielen Faktoren ab. Die Strategie, die zum Produktangebot oder der Dienstleistung des Kunden passen und die abgestimmt sind auf die Zielgruppe, das Wettbewerbsumfeld und die verfügbaren Ressourcen. Wir entwickeln für Mittelständler pragmatische Lösungen, mit denen sie effektiv ihre Reichweite erhöhen, potenzielle Kunden erfolgreich ansprechen und langfristige Beziehungen zu ihren Kunden aufbauen.

Vielfältige Möglichkeiten und Förderprojekte

Digitalisierung, Internationalisierung, Innovationen, Nachhaltigkeit oder Bauvorhaben: Es gibt unzählige Förderbereiche und -möglichkeiten auf Länderebene, auf Bundesebene und auf EU-Ebene. Da gibt es Angebote der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) wie beispielsweise der KfW-Gründerkredit, Angebote des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz und nukleare Sicherheit (BMU) wie das „Mittelstands- und Innovationsprogramm für Nachhaltigkeit“ (MIP) oder des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi), das Unternehmen beispielsweise mit dem Zentralen Innovationsprogramm Mittelstand (ZIM) fördert. Auch auf Länderebene gibt es eine Vielzahl an Förderprogrammen, die sich nach Bundesland und Schwerpunkt unterscheiden. Und die Europäische Union bietet dem Mittelstand unter anderem mit den Förderprogrammen COSME und Horizont Europa attraktive Unterstützung. Und das ist nur eine kleine Auswahl – die Liste ist lang; darunter sind auch viele Kleinförderungen.

Ein klarer Überblick als Entscheidungsgrundlage

Um Transparenz und eine gute Informationsbasis für einen individuellen Fördermittel-Fahrplan zu erhalten, wird zwischen zwei Gruppen der Fördermittel unterschieden: Zum einen gibt es die verlorenen Zuschüsse. Das sind finanzielle Hilfen, die unter bestimmten Bedingungen gewährt werden und die nicht zurückgezahlt werden müssen. Zum anderen gibt es zinssubventionierte Darlehen – je nach Förderprogramm auch mit Haftungsübernahmen und Bürgschaften. Für jedes Programm sind Bedingungen und Kriterien einer Förderung unterschiedlich. Es ist wichtig, das jeweilige Förderprogramm im Detail zu prüfen, um sicherzustellen, dass dieses zu den Vorhaben des Unternehmens passt. Hier können spezialisierte Berater das Unternehmen unterstützen, um die passenden Fördermittel zu identifizieren und den Antragprozess erfolgreich zu durchlaufen.

Förder-Optionen optimal ausschöpfen

Ein entscheidendes Kriterium für eine erfolgreiche Abwicklung des Förderprogramms ist der richtige Zeitplan: Ein mittelständisches Unternehmen muss sich frühzeitig darum kümmern, wenn es in einem bestimmten Bereich gefördert werden will und vor Projektstart den Antrag stellen – sonst verfallen die möglichen Ansprüche auf eine Förderung. Je nach Art des Vorhabens und nach Anzahl der Förderprogramme wird eine Umsetzung schnell anspruchsvoll. Der Aufwand lohnt sich, denn Ihr Unternehmen profitiert. So konnte beispielsweise bei einem Projekt zur energetischen Sanierung der Produktionsgebäude eines mittelständigen Unternehmens bei förderfähigen Kosten von rd. EUR 1,1 Mio. Zuschüsse in Höhe von rd. 27,6% realisiert werden.

Sei es Nachhaltigkeit, Internationalisierung, Digitalisierung, ESG oder Supply-Chain: Unternehmen, die vor wichtigen Transformationsprozessen stehen, sollten sich die Chance der Förderung nicht entgehen lassen. Eine sinnvolle Auswahl, eine effiziente Kombination verschiedener Programme und ein maßgeschneiderten Finanzierungsstrategie sichern, dass die Fördermöglichkeiten und -programme optimal ausgeschöpft werden.