Nachdem zuerst Messen verschoben und abgesagt wurden, kommt es aufgrund der Verbote von Veranstaltungen mit mehr als 1000 Besuchern in zahlreichen Bundesländern verstärkt zu Veranstaltungsabsagen, Ticketstornierungen und einer Stagnation der Ticketverkäufe. Aus Unsicherheit werden zunehmend auch kleinere Veranstaltungen abgesagt. „Verschiebungen sind nur teilweise möglich, da die Slots im Herbst oft voll belegt sind“, erklärt EVVC Präsidentin Ilona Jarabek, Geschäftsführerin der Musik- und Kongresshalle (MUK) in Lübeck.  

Mit der absehbar flächendeckenden Absage von Events jeglicher Art stehen die Veranstaltungs-Centren vor der größten Herausforderung seit Gründung des Verbandes vor 65 Jahren. „Unsere Branche möchte gern ihren Beitrag zur Eindämmung der Krise und zum Wohle der Gesellschaft leisten. Dafür brauchen wir von der Politik jetzt klare Vorgaben. Es muss eine bundesweite einheitliche Regelung zum Umgang mit Veranstaltungen geben“, fordert die EVVC Präsidentin. Es gilt bei den Maßnahmen zur Eindämmung des Virus entschlossen zu handeln und keinen Flickenteppich zu generieren. 

Weit über 80 Prozent der rund 1800 Veranstaltungs-Centren in Deutschland sind in kommunaler Trägerschaft. Sie sind Wirtschaftsmotoren der Städte und Gemeinden, leisten einen wichtigen Beitrag zur Sicherung von Arbeitsplätzen und regionalökonomischen Effekten und sind darüber hinaus ein elementarer Bestandteil der Kulturwirtschaft. „Die enormen Umsatzeinbußen der Veranstaltungs-Centren werden daher die kommunalen Haushalte empfindlich treffen“ ergänzt Ilona Jarabek.  

Mindestens genauso große Sorgen bereitet dem EVVC die Situation des gesamten Ökosystems rund um Veranstaltungen: „Den Dienstleitern der Branche steht das Wasser bis zum Hals. Entlassungen und Insolvenzen sind absehbar“, befürchtet Ilona Jarabek. „Betroffen sind Agenturen, Messebauer, Technik- und Personaldienstleister, Caterer, aber auch Künstler und unzählige Selbstständige. Unternehmen und Menschen, ohne die es keine sicheren und qualitativ hochwertigen Veranstaltungen geben kann.“ 

Der Schaden geht in die Milliarden: Da sind sich alle Branchenverbände einig, es müssen jetzt den Worten Taten folgen. „Wir benötigen schnelle und unbürokratische Hilfe wie Liquiditätshilfen, Investitionsprogramme, reduzierte Mehrwertsteuersätze und vereinfachte Kredite“ fordert Timo Feuerbach, Geschäftsführer des EVVC.

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Jarabek kritisierte in ihrem Statement, dass die Bedeutung der Veranstaltungsbranche von der Politik noch nicht gesehen werde. So komme die Branche im aktuellen Entwurf einer Nationalen Tourismusstrategie der Bundesregierung nicht vor und finde auch keine Erwähnung im Förderprogramm für energetische Gebäudesanierung. Beides müsse sich ändern, sagte Jarabek: „Wir brauchen mehr politische Aufmerksamkeit." Als weiteren Wunsch nannte sie flexiblere Arbeitszeiten sowie allgemein den Abbau von Bürokratie.

Förderprogramme für energetische Sanierung erforderlich

Laut der ICCA Studie von 2018 belegt Deutschland in Europa nach wie vor Platz 1 als internationales Tagungs- und Kongressziel. Um die Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Veranstaltungsbranche auch in Zukunft zu sichern, aber auch, um weiterhin die Aufgaben der kommunalen Daseinsvorsorge und Kulturförderung wahrnehmen zu können, sei es unerlässlich, in die bestehende Infrastruktur zu investieren. „Leere Kassen der Städte und Gemeinden haben den Sanierungsbedarf in einem Großteil der Häuser in den letzten Jahren beträchtlich ansteigen lassen“, so Jarabek. Einer Studie zufolge emittieren Veranstaltungshallen pro Jahr rund 300.000 Tonnen CO2, von denen rund 40 Prozent durch die entsprechenden Sanierungsmaßnahmen eingespart werden könnten. „Mit Förderprogrammen, die auf die speziellen Bedürfnisse der Veranstaltungshäuser zugeschnitten sind, könnte die Bundesregierung einen großen Schritt tun, um ihre selbst gesteckten Ziele zur Senkung der Treibhausgase erfolgreich zu erreichen.“

Arbeitszeit flexibilisieren

Eine weitere Forderung der EVVC-Präsidentin ist die Flexibilisierung der Arbeitszeit nach dem Modell der EU-Wochenarbeitszeit. „Gerade kleine und mittelständische Unternehmen können viele Veranstaltungen kaum mehr erfolgreich und nach den Wünschen der Kunden umsetzen, ohne kontinuierlich an die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes zu gelangen. Wir brauchen keine Mehrarbeit für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern vielmehr die Möglichkeit, die Arbeitszeit flexibel zu gestalten“, erläuterte Ilona Jarabek. Viele Veranstaltungen finden losgelöst von den im Volksmund regulären Arbeitszeiten zwischen 9.00 und 17.00 Uhr statt. Teilweise rund um die Uhr ist eine Halle besetzt durch Auf- und Abbauten, Proben und der Durchführung von Konzerten, Sportveranstaltungen, Kongressen und Tagungen. Um diesem speziellen Bedarf Rechnung zu tragen, braucht es neue Lösungen, ohne den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ein Mehr an Arbeit zuzumuten oder Einschränkungen im Arbeitsschutz zuzulassen.

Bürokratie abbauen

Um den hohen Personalbedarf in Spitzenzeiten abzudecken, arbeiten die meisten Unternehmen der Veranstaltungsbranche mit Bedarfskräften auf Basis einer geringfügigen Beschäftigung oder mit Unterstützung von Fremdfirmen. Hier und an anderen Stellen sei der bürokratische Aufwand, der betrieben werden muss, um Rechtsicherheit zu erlangen, in den letzten Jahren enorm angewachsen. „Bürokratiemonster wie die Datenschutzgrundverordnung dürfen nicht zum wiederkehrenden Normalfall werden“, so Jarabek. „Der zeitliche Aufwand, der in der Zwischenzeit im Hintergrund betrieben werden muss, um jeder Dokumentationspflicht nachzukommen, steht in keinem Verhältnis mehr zu unserer originären Aufgabe. Unsere Hauptaufgabe ist die Dienstleistung für unsere Kunden, und diese muss auch in Zukunft an erster Stelle stehen!“

Wirkungsvolle Bühne für EVVC-Statements

Die Mitglieder des Tourismusausschusses des Deutschen Bundestages widmeten sich im Rahmen der Sitzung am 15.05.2019 den Belangen der Dienstreise- und Tagungsbranche. Neben EVVC-Präsidentin Ilona Jarabek formulierten Dr. Peter Neven, Hauptgeschäftsführer des AUMA, und Christoph Carnier, Präsident des Verbandes Deutsches Reisemanagement (VDR), ihre Forderungen an die Politik.

Im Anschluss daran nutzten Jarabek und EVVC-Geschäftsführer Timo Feuerbach den Dialog im Rahmen des Tourismuspolitischen Dialogs der Bundes-SPD. Hier kamen rund 60 Vertreter der Tourismusbranche zusammen, um ihre Sorgen und Nöte mit den Vertretern der SPD zu diskutieren.

Beim traditionellen Parlamentarischen Abend des BTW Bundesverband der Deutschen Tourismuswirtschaft e.V. am 03.06.2019 in Berlin trafen sich Spitzenvertreter der Tourismuswirtschaft zum Dialog und Netzwerk mit Vertretern der Bundespolitik. In seinem Grußwort unterstrich der Tourismusbeauftragte der Bundesregierung Thomas Bareiß die Notwendigkeit tourismusfreundlicher Rahmenbedingungen: „Wir müssen die Auswirkungen auf den Tourismus und die Tourismuswirtschaft in allen Politikfeldern von Anfang an mitdenken und konsequent berücksichtigen.“

Ilona Jarabek appellierte auch bei dieser Gelegenheit an die Politik, die Rolle von Veranstaltungshäusern als wichtige Standortfaktoren und aktiven Beitrag zur Stadtentwicklung besser anzuerkennen. „Veranstaltungshäuser könnten noch viel mehr für den Klimaschutz leisten, wenn sie in der Kommunalrichtlinie explizit als Antragsberechtige aufgeführt werden.“

Neben Jarabek waren Markus Luthe, Hauptgeschäftsführer des Hotelverbands Deutschland (IHA), und Dirk Inger, Hauptgeschäftsführer des Deutschen ReiseVerbands (DRV), als Vertreter ihrer Branchenbereiche geladen, um die aktuellen Handlungsbedarfe aufzuzeigen.

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Die jüngsten weltweiten Ereignisse wie Attentate, Naturkatastrophen und der nach wie vor unsichere Brexit mache sie nachdenklich, so Ilona Jarabek. „Wir leben in einer fragilen Welt, in der wir als Vertreter der Veranstaltungshäuser die Plattform für Dialoge sind, die die Menschen zusammenbringen. Wir stehen für Weltoffenheit, Begegnung und Diskurs“. Der Verband sei verlässlicher Partner für neue Diskurse und bewährte Strukturen. Das sei die Voraussetzung, um politisch Gehör zu finden. „Wir sind sichtbar und weit mehr als eine Ansammlung von Vermietschuppen". Daher ihr Appell „Fördern und fordern wir den Austausch“.

Von großer Bedeutung sind für Jarabek die drei großen Themen Digitalisierung und Nachhaltigkeit/ Fachkräftemangel, die sie ganz ausdrücklich auch über die Deutschen Grenzen hinweg gemeinsam mit Österreich und der Schweiz bearbeiten will, sowie die politische Interessensvertretung. Wichtig sei hierbei, den ganz unmittelbaren Nutzen für die Mitgliedshäuser herauszuarbeiten und damit die Metaebene um die praxisnahe Gestaltung zu ergänzen.

Digitalisierung umsetzbar machen
In der jüngsten gemeinsamen Sitzung der Arbeitsgruppen I und II konnte der EVVC bereits realitätsnahe Beispiele zur Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie vorstellen. Grundsätzlich gilt es hier, Antworten zu finden, wie Prozesse in den Häusern vereinfacht und schlanker gestaltet werden können, um im Umkehrschluss für die Betreuung der Kunden und die Realisierung wichtiger strategischer Themen wieder mehr Zeit zu gewinnen.

Auch der EVVC intern ist mitten im Digitalisierungsprozess. Bereits im letzten Jahr konnte eine neue Buchhaltungssoftware implementiert werden, im Jahr 2019 ist der Relaunch der Homepage, verbunden mit einem umfangreichen CRM-System, in Arbeit.

Kampf dem Fachkräftemangel
Unter den großen Begriff der Nachhaltigkeit, d.h. Zukunftsfähigkeit, fällt auch die Bekämpfung des Fachkräftemangels. Damit wir auch morgen gute Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben, die mit Herzblut Dienstleister sind und Veranstaltungen auch zu unüblichen Bürozeiten mit Freude umsetzen, muss jedes einzelne Unternehmen und die Branche jetzt gemeinsam handeln.

Die Ausbildungsinitiative 100pro, die der EVVC bereits im Jahr 2016 gemeinsam mit AUMA, VPLT und FAMAB gegründet hat, ist hierfür eine erste Lösung, aber auch das Projekt step2mice gibt Antworten.

step2mice für mehr Diversität
Mit dem Ziel, Geflüchtete, Migranten/ Migrantinnen und ausländische Arbeitskräfte dauerhaft und mit einer Perspektive in der Veranstaltungsbranche zu beschäftigen, ist das Erasmus+ Projekt „Event Industry Integration“ an den Start gegangen. Entwickelt daraus hat sich die Initiative step2mice als gemeinsames Projekt von EVVC und VPLT gemeinsam mit Partnern aus Liechtenstein, Österreich und Dänemark. In einem Pilotprojekt in Hannover Ende letzten Jahres konnte eine Gruppe von 15 Geflüchteten zunächst mit Unterstützung der DEAplus Akademie in den theoretischen Grundlagen von Sicherheit und Technik vertraut gemacht werden, bevor sie in eine 40tägige Praktikumsphase bei ganz unterschiedlichen Betrieben gingen. Weitere Projekte in anderen Städten werden folgen.

Vielfalt als Lösung
Bereits für jedes zweite EVVC-Haus (50,7 %) ist der Fachkräftemangel ein Hauptgrund, die Unternehmenspolitik vielfältig aufzustellen und sich mit dem Thema Diversität zu beschäftigen. Dies ergab eine Umfrage, die der EVVC gemeinsam mit der tw-Tagungswirtschaft initiierte, um herauszufinden, wie sich die Mitglieder auf Herausforderungen wie Demographischer Wandel, Globalisierung und Zuwanderung sowie die zunehmende Beschäftigung von Frauen einstellen.

Demnach fühlen sich lediglich 38 % der Häuser vorbereitet auf die sich ändernde Arbeitswelt und rund 15 % der Mitglieder geben an, dass Vielfalt in ihrem Unternehmen keine Rolle spielt. Doch für die überwiegende Mehrheit von 63,4 % ist Diversität bereits im Arbeitsalltag verankert, wenn es dazu auch kein schriftliches Konzept gibt.

Praxisnahe Umsetzung der globalen Themen
Für den neuen EVVC-Geschäftsführer Timo Feuerbach sind die drei Säulen der Verbandsarbeit, die er gemeinsam mit dem ehrenamtlichen Vorstand bearbeiten möchte das Netzwerk, die Dienstleistung und die Interessensvertretung. „Das Netzwerk des EVVC ist im Vergleich zu den meisten anderen Verbänden wirklich herausragend und ist auch ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal des EVVC“, so Feuerbach. „Dieses zu bewahren und weiter auszubauen ist mir wichtig.“ Neue und andere Veranstaltungsformate könnten hierfür ein möglicher Weg sein.

Auch die politische Interessensvertretung sei wichtig für einen Verband. Hierfür klare Ziele zu formulieren und diese auf mehreren Ebenen, d.h. nicht nur auf dem großen politischen Parkett in Berlin zu vertreten sei hierbei für den EVVC relevant.

Den Mittelpunkt der Arbeit des EVVC sieht der Geschäftsführer jedoch in der Arbeit für die Mitglieder: Das Dienstleistungsangebot weiter auszubauen und Lösungen zu finden, die allen Mitgliedern in ihrer täglichen Arbeit helfen, sei das oberste Ziel der Arbeit. „Wir bringen Menschen zusammen“, so Feuerbach. „Dies ist das große Pfund, mit dem jedes Mitgliedshaus aber auch der EVVC wuchern kann. Diesen Vorteil zu bewahren und weiterzuentwickeln wird nach wie vor der Fokus unserer täglichen Arbeit sein.“